Рекомендации по приему-передаче кадровых документов
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 6
Рекомендации по приему-передаче кадровых документов
Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит "наследие" предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.
Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов составление актов приема-передачи дел.
В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1).
Пример 1.
Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч")
Приказ
20.05.2009 N 90
О назначении комиссии
по проверке и приему-передаче
кадровой документации
В связи с введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам и необходимостью передачи обязанностей по ведению, регистрации, хранению кадровой документации специалисту по кадрам Петровой П.П.
Приказываю:
1. Назначить рабочую комиссию по проверке и приему-передаче кадровой документации ООО "Луч" в составе:
- Председатель - директор Иванов И.И.
- Члены комиссии:
Главный бухгалтер Игнатова А.П.
Юрисконсульт Сомов С.О.
Секретарь Филина О.С.
Бухгалтер Смирнова С.С.
Специалист по кадрам Петрова П.П.
2. Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО "Луч" кадровая документация.
3. Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.
4. По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО "Луч" специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор Иванов И.И. Иванов
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова
Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов
Секретарь Филина О.С. Филина
Бухгалтер Смирнова С.С. Смирнова
Специалист по кадрам Петрова П.П. Петрова
Проверка кадровой документации
В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов - специалистов консалтинговых компаний.
В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку:
- полноты состава и правильности оформления кадровой документации
- системы регистрации кадровой документации
- системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению
- программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.
Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.
В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.
К кадровой документации относятся:
1. Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:
- устав организации (копия)
- лицензии, специальные разрешения (копии).
2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:
- штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ)
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ)
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ)
- положение об оплате труда и премировании работников - документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ)
- документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, - положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ)
- документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
3. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда:
- графики сменности
- перечень должностей с ненормированным рабочим днем
- документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни
- документы, устанавливающие нормы труда
- документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.
4. Дополнительные локальные нормативные акты:
- должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры)
- положение об охране коммерческой тайны
- положение о подборе и адаптации сотрудников
- положение о порядке прохождения испытательного срока
- положение о проведении аттестации работников и др.
5. Договорные документы:
- коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом)
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ)
- ученические договоры (ст. ст. 198 - 208 ТК РФ)
- гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.)
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ)
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).
6. Распорядительные документы:
- приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.)
- приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).
7. Информационно-справочные документы:
- заявления работников (ст. ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ)
- служебные записки
- протоколы
- акты
- документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки-вызовы на сессию и др.)
- личные дела сотрудников.
8. Учетные документы:
- личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек))
- табели учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками)
- записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии)
- записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).
9. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).
Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.
Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.
Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)" <1> (далее - УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.
<1> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).
Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).
В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например, важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально - ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например, в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.
Проверка системы регистрации
В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:
- анализ действующего порядка систематизации кадровой документации
- анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм
- проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.
Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.
В организации рекомендуется вести следующие журналы:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами
- журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда
- журнал учета приказов по личному составу
- журнал учета мероприятий по контролю <2>.
<2> Обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)".
Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.
Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.
В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.
Проведение сверки документов
После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку - процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см. таблицу 1).
Акт приема-передачи документов
Акт приема-передачи документов - официальный документ, имеющий юридическую силу. Данный документ отражает факт передачи указанной в нем документации от одного лица к другому. Как правило, данный акт составляется по желанию одной из сторон, нуждающейся в каких-либо документах, сопровождающих сделку. Должным образом оформленный акт приема-передачи документов представляет собой неотъемлемую часть любого договора.
Акт приема-передачи может служить доказательством в случае возникновения спорных моментов относительно ранее подписанной документации, а также будет принят к рассмотрению в ходе судебного расследования.
Для данного документа не существует законодательно установленной формы, в связи с чем каждая организация праве разработать форму акта приема-передачи документов самостоятельно. При этом документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Особое внимание следует уделить документации, передаваемой в оригинальном виде. Передающей стороне рекомендуется предварительно снять копии с указанных документов, чтобы избежать излишних проблем в случае утери оригинальных документов. Факт передачи оригиналов должен быть в обязательном порядке зафиксирован в акте, что облегчит вынесение решения в ходе судебного разбирательства, если такое разбирательство будет иметь место.
Акт приема-передачи документов составляется в двух экземплярах. Один из них вручается предприятию, получающему деловую документацию. Второй экземпляр остаются у предприятия-составителя акта, которое является передающей стороной.
Скачать образец бланка акта приема-передачи документов (Размер: 35,0 KiB | Скачиваний: 7 917)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Акт приема-передачи документов
Оформление акта приема-передачи документов может потребоваться для подтверждения факта перемещения документации от одного лица другому. Ниже можно скачать образец оформления.
Необходимость передать документы может возникнуть как между юридическими лицами, так и между физическими. Второй случай наиболее часто встречается на предприятии, когда необходимо передать определенные документы, например, кадровые, бухгалтерские, от одного работника предприятия другому. Это может потребоваться в случае увольнения работника, ответственного за ведение и хранение документации, или его перевода на другую должность.
Форма акта приема-передачи может быть разработана на предприятии и утверждена в локально-нормативных актах организации. Если порядок оформления акта внутри организации ничем не регламентирован, то оформлять его нужно в свободной форме. Главное, что надо учесть при составлении бланка акта – из текста должно быть понятно, какие именно документы и в каком количестве передаются, также должны быть четко определено, от кого и кому передается документация.
Возможно, вам также может пригодится акт приема-передачи автомобиля, образец которого можно скачать по ссылке. оборудования - скачать. квартиры - скачать. товаров - скачать .
Образец акта приема-передачи документов
В шапке акта прописывается город или другой населенный пункт, где оформляется бланк. Ставится текущая дата оформления, при необходимости присваивается уникальный номер.
Если для передачи документов составляется комиссия, то должен быть составлен приказ о ее назначении, в котором перечисляются члены комиссии, председатель и функции, возлагаемые на комиссию.
Перечень членов комиссии, а также номер и дата приказа должны быть приведены в бланке акта приема-передачи. В задачи комиссии, как правило, входит проверка передаваемых документов.
Обязательно в бланк акта приема-передачи документов должны быть включены наименования сторон. Если это юридические лица, то указывается их названия и ФИО руководителя, в лице которого они функционируют. Если это физические лица, то прописывается их ФИО, если они являются работниками одной и той же организации, то пишутся их должности.
Далее идет перечень передаваемых документов. Как правило, этот перечень оформляется в виде таблицы, тем более, если документов более двух. Какую информацию о документах включить в бланк, решают их составители. Однако, обычно прописываются сведения о наименовании, его номере и дате оформления, количестве. Также может быть включена графа для указания, оригинал или копия документа передается.
Если документов много, то не очень красиво включать большой перечень в текст акта приема-передачи. В этом случае, как правило, список оформляют в виде приложения, которое является неотъемлемой частью акта.
Обе стороны, между которыми составлен бланк, должны подписать его, а юридические лица поставить также печати.
Скачать образец акта приема-передачи документации можно здесь .
Акт приема передачи кадровых документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Акт приема передачи кадровых документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Нормативные акты . Акт приема передачи кадровых документов
(ред. от 25.06.2002)
Статьи, комментарии, ответы на вопросы . Акт приема передачи кадровых документов
Судебная практика . Акт приема передачи кадровых документов
Обстоятельства: Общество ссылается на уклонение от передачи вновь назначенному директору печати общества, учредительных документов, документов бухгалтерского и налогового учета, иной финансово-хозяйственной документации общества и иных документов.
Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе
В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим в наследство кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?
Процедура приема-передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет старого и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.
Оформлять с уволенным работником в целях приема-передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.
Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.
Чаще всего прием-передача дел осуществляется через третье лицо. Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.
Независимо от выбранного работодателем способа приема-передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема-передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.
В случае когда процесс приема-передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта (приложение 1 ), работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:
Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема-передачи дел.
Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема-передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.
В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской (приложение 2 ), в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.
Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3 ). В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.
Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4 ). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.
Приложение 1
Пример оформления акта приема-передачи кадровой документации
Источники:
, , , ,
Следующие:
21 апреля 2022 года