Письмо-извещение (скачать образец)
Письмо-извещение предназначено для сообщения о предстоящих мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.).
Почти всегда письма-извещения рассылают широкому кругу адресатов (организаций, учреждений, предприятий), чтобы пригласить их к участию в мероприятии.
Письма-извещения могут только информировать о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения, но могут также и приглашать к участию, сообщать обо всех условиях участия и вмещать иную вспомогательную информацию.
Письма-извещения могут содержать приложения с картой участника, анкетой участника, программой мероприятия и другими информационными материалами.
Такие письма обычно рассылают по списку, по этой причине строка "Адресат" бывает заполнена обобщенно или не заполнена совсем.
Подписывает письмо-извещение руководитель или заместитель руководителя организации, ответственный за мероприятие. Если мероприятие проводят совместно несколько организаций, письмо-извещение могут подписывать несколько руководителей. Обязательные реквизиты письма-извещения:
Письмо-сообщение может быть составлено в произвольной форме с использованием стандартных языковых формул либо в форме частного письма. Если при переписке с организациями традиционно принята первая форма, то при общении с индивидуальными клиентами лучше воспользоваться вторым вариантом.
Во вводной части письма можно указать мотивацию причины составления извещения. Ключевая фраза может содержать слова и выражения:
или
Если содержание письма-извещения не требует мотивации, можно начинать с глагола действия в форме первого лица единственного и множественного числа, реже - в форме третьего лица единственного числа. Нужно заметить, что в письмах форма первого лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).
Ключевая фраза письма выглядит так:
При употреблении глагола в форме 3-го лица, действия передаются описательно:
Образец письма-извещения
Письмо-извещение представляет собой один из видов служебного письма. Такое письмо составляется с целью донесения до получателей информации о каких-либо предстоящих мероприятиях, рассчитанных на широкий круг участников. Такого рода мероприятиями могут быть различные семинары, выставки, презентации, конференции или совещания.
Следовательно, письмо-извещение предназначено для рассылки широкому кругу лиц, в число которых нередко входят и юридические лица (компании, учреждения или производственные предприятия).
К числу обязательных реквизитов письма-извещения относятся:
Образец письма-извещения
Подписывается извещение руководителем компании-организатора или иным лицом, ответственным за проведение указанного мероприятия. В случае, когда мероприятие организовано несколькими предприятиями, подпись ставят руководители каждой компании-участника.
Чаще всего в подобных письмах реквизит «Адресат» не заполняется или имеет обобщенный вид.
Письма-извещения не одинаковы по своему составу. Некоторые из них лишь сообщают о факте планируемого мероприятия, месте и времени его проведения. В других письмах, помимо этой информации, раскрываются условия участия в данном мероприятии (например, стоимость участия или рекомендуемая форма одежды), либо даются иные вспомогательные сведения. Более подробные извещения имеют приложения.
В роли приложений к письмам-извещениям, как правило, выступают следующие документы:
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Образцы информационного письма
Информационное письмо – это деловое письмо, которое может содержать любые сведения, который автор хочет донести до адресата. В данной статье разберемся, как написать информационное письмо грамотно и правильно, какой структуры оформления документа нужно придерживаться.
Кроме того, в конце статьи в качестве образца можно скачать пример оформления информационного письма о смене руководителя и о снижении цен на продукцию.
Информационные письма относятся к некоммерческим, могут содержать информацию уведомительного характера о любых событиях или изменениях в организации: о смене директора, об изменении цен, о проведения какого-либо мероприятия, о смене реквизитов, о предстоящей отгрузке и т.д.
Также информационные письма могут содержать подтверждающие сведения, например, о получении товара, денежных средств, документов и пр.
Бывают информационные письма, содержащие напоминание о чем-либо, каком-либо важном событии, о наступлении даты оплаты, об окончании действия договора.
И, наконец, информационные письма могут содержать рекламу, то есть иметь рекламный характер. В таких документах может содержаться сведения о проведении выставок, дегустаций, акцией, скидках и пр.
Как оформить информационное письмо?
Как правило, все информационные письма подлежат регистрации в документообороте организации автора. Это необходимо для того, чтобы иметь подтверждение тому, что письмо составлено и направлено адресату. Исходящий номер документа указывается на бланке информационного письма. Кроме того, ставится дата оформления, в правом верхнем углу указывается, кому адресуется письмо, например, руководителю организации адресата.
Информационное письмо должно иметь заголовок, например, «о снижении цен на продукцию».
Текст информационного письма должен кратко и лаконично отражаться суть его написания. Если необходимо изложить достаточно много сведений, то лучше оформить ее в виде дополнительного приложения на отдельном листе.
Письмо обязательно должно быть подписано, желательно руководителем организации, его написавшей. Если есть печать, то ее можно поставить на подпись руководителя, но печать не является обязательным реквизитом информационных писем.
Для оформления можно воспользоваться фирменным бланком организации.
В качестве примера вы можете скачать образцы оформления, представленные ниже. Используйте их в качестве шаблона для написания своего варианта.
Скачать образец информационного письма о снижении цен – ссылка .
Скачать образец письма о смене директора – ссылка .
Виды служебных писем
А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис» В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД
Классификация служебных писем
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.
Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка Лично на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).
Классификация официальной переписки
Образец письма-извещения
Правильное написание писем - наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.
Правильный образец письма-извещения
Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:
Как написать письмо-извещение?
Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение - кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.
Основные правила написания
Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.
Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.
Источники:
, , , ,
Следующие:
- Письмо о смене директора контрагенту образец
- Гарантийное письмо на выполнение строительных работ образец
21 апреля 2022 года