Сопроводительное письмо к документам
Отправляя документы своему партнеру, поставщику, покупателю или любому другому лицу, необходимо приложить сопроводительное письмо, поясняющее, какие именно документы отправлены, в каком количестве и для чего. Скачать примерный образец оформления сопроводительного письма к документам можно в конце статьи.
Сопроводительное письмо не только дает понять адресату, что делать с полученными документами, но и является для отправителя подтверждением того, что документы им отправлены. В свою очередь, получатель, прочитав информацию в сопроводительном письме о наименованиях и количестве приложенных документов, сможет сравнить указанные данные с фактическими и проверить, все ли отправленные документы до него дошли, все ли листы имеются в наличии.
На заметку! Предлагаем также скачать образцы оформления сопроводительных писем к договору – скачать образец. к резюме – скачать образец. в налоговую – скачать. к коммерческому предложению – скачать образец .
Как написать сопроводительное письмо к документам?
В верхней части бланка следует указать ФИО лица, которому направляются документы, если он является представителем организации, то нужно уточнить его должность и название организации, которую он представляет.
Также вверху (или в самом низу) ставится дата написания сопроводительного письма (она же дата отправки документов).
Ниже по центру пишется обращение: «Уважаемый Имя Отчество адресата!».
Подробнее о структуре сопроводительного письма читайте в этой статье .
В тексте указывается причина написания письма. В данном конкретном случае можно начать фразой: «Отправляем вам …», «направляем Вам на рассмотрение…» и т.д.
Указываются наименования документов, их номера, даты, количество экземпляров, количество листов в каждом экземпляре. Если документов достаточно много, то их перечень можно оформить в приложении в виде списка.
Также нужно указать для адресата, что делать с полученной документацией: прочитать, рассмотреть, подписать, отправить назад.
Отправитель документов и сопроводительного письма должен поставить свою подпись с указанием расшифровки.
Скачать образец сопроводительного письма к документам – ссылка .
Как составить сопроводительное письмо к документам?
7 января 2014, просмотров: 11647, Раздел: Бизнес-статьи
Отсылая массу корреспонденции в течение дня, мы часто задаемся вопросом, как составить сопроводительное письмо к документам?
Сопроводительное письмо к документам – это деловое письмо, в котором описывается пакет документов, направляемых адресату. Исходя из этого, сопроводительное письмо к документам подтверждает факт отправки документации, дает ее перечень и инструкцию по обращению с ней, позволяет определить срок исполнения.
Составить сопроводительное письмо к документам необходимо на фирменном бланке, проставив исходящий регистрационный номер отправителя. Сам текст документа по смыслу делится на два основных блока: сообщение о направлении документов, просьба о своевременной реакции на него (ознакомлении, ответе, согласовании и т.п.).
Вступительная часть сопроводительного письма начинается со слов: «Представляем вам…», «Высылаем вам…» или «Направляем вам…» и продолжается словами «для подписания», «для ознакомления», «для согласования», «для заполнения» и т.д. Во второй части сопроводительное письмо к документам содержит информацию о том, что необходимо делать с прилагаемыми документами: «Прошу подписать. », «Прошу рассмотреть и направить…» и т.д.
Чтобы правильно составить сопроводительное письмо к документам . главное оформить надлежащим образом приложения, так как это является основным в такой корреспонденции. Для этого сопроводительное письмо к документам должно содержать их полный перечень с указанием количества экземпляров и листов в каждом из них. Название приложения указывается только в том случае, если оно не упоминалось в тексте письма. Если приложений несколько, они перечисляются после слова «Приложения:».
Если сопроводительное письмо к документам содержит большой перечень приложений, они оформляются на отдельном листе в качестве описи приложений, на которую идет ссылка с письма. Когда есть необходимость написать сопроводительное письмо к документам для нескольких адресатов, а приложение отправляется только одному из них, об этом тоже следует упомянуть в письме.
Существует еще несколько правил, как написать сопроводительное письмо к документам . Если письмо имеет приложения, на нем должна быть соответствующая отметка, а на каждом приложении сверху справа указывается, к какому сопроводительному письму оно относится. Подписывается письмо должностным лицом, которое имеет на это право. Но чтобы его потом не беспокоили по поводу уточнений, следует также указать имя и контакты исполнителя.
Также не рекомендуется указывать точный срок выполнения требований письма, если ваша организация не является вышестоящей контролирующей инстанцией. В практике делового общения на рассмотрение таких документов обычно дается месяц. Если вы ходите получить ответ раньше, лучше оформить его в форме просьбы.
Чтобы в дальнейшем сэкономить время, когда снова возникнет необходимость написать сопроводительное письмо к документам, рекомендуется разработать бланк такого письма и заполнять его по мере необходимости. Как видим, вопрос как оформить сопроводительное письмо к документам . не такой уж и сложный.
Сопроводительное письмо образец:
Как написать сопроводительное письмо к документам?
Сопроводительное письмо к документам – это информационное письмо, прикладываемое к документации при ее отправке адресату и содержащее перечень отправляемых документов и их назначение. Скачать образец оформления сопроводительного письма к документам можно по ссылке в конце статьи.
Сопроводительное письмо пишется для того, чтобы адресат понял, для чего ему отправляются документы, что с ними нужно сделать (рассмотреть, подписать и т.д.). Обычно вся эта вспомогательная информация включается в текст сопроводительного письма.
Кроме того, в нем содержится перечень направляемых документов, указывается их наименование, количество экземпляров, количество листов. Эта полезная информация поможет адресанту доказать, что все необходимые документы отправлены, а адресату проверить, все ли документы, указанные в сопроводительном письме, он получил.
На заметку! Предлагаем также скачать примерные варианты оформления сопроводительного письма к договору – скачать. к коммерческому предложению – скачать. к резюме – скачать. в налоговую инспекцию – скачать .
Как написать сопроводительное письмо к документам?
Согласно общей структуре написания сопроводительных писем, рассмотренной здесь. необходимо в правом верхнем углу указать реквизиты лица, которому отправляются документы, реквизиты могут включать ФИО физического лица, его должность, название организации, в которой он работает.
Также письмо можно зарегистрировать во внутреннем документообороте компании и указать исходящий номер на бланке сопроводительного письма. Помимо этого, нужно поставить дату написания письма.
Далее по центру пишется обращение к адресату.
Ниже приводится текст сопроводительного письма, в котором указывается, что адресату направляются документы (на рассмотрение, на подписание и т.д.), отмечается, что именно с ними нужно сделать.
Сопроводительное письмо нужно подписать, лицо, его оформляющее, ставит свою подпись и свои ФИО.
Сопроводительное письмо к документам
Образец сопроводительного письма к документам
Содержание
Сопроводительное письмо к документам - это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.
Сопроводительное письмо удобно тем, что:Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма .
В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.
Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.
Ниже следует обращение к получателю.
Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.
Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).
Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.
Образец сопроводительного письма к документам
Директору
ООО Стандарт
Cопроводительное письмо к документам
Сопроводительные письма подготавливают для отправки документации с отсутствующей на них адресной частью, то есть в тех случаях, когда невозможно указать получателя. Их составляют на официальном бланке в произвольной форме при соблюдении стандартных требований делопроизводства.
Образец сопроводительного письма при поиске работы
Основные положения сопроводительного письма:
- Содержание должно включать, какие документы направлены получателю и что они действительно направлены. Письмо является доказательством отправки требуемого.
- По ходу текста необходимо высказать просьбы, а также сделать пояснения. Все комментарии касаются только отправляемых документов. При необходимости отправки сообщения по иному вопросу необходимо оформить другое письмо.
- При наличии приложения под основным текстом ставится отметка (проставляют всегда). Она нужна для упрощения обработки почты адресату и уменьшения вероятности потери приложений. Если по тексту указывают отправляемые документы, то в отметке прописывают количество листов в них и экземпляров. Если нет – перечисляют наименования. При отправке документации одному получателю ( в письме указаны несколько адресов), отметка содержит уточнение кому именно.
- На письме проставляют дату регистрации и исходящий регистрационный номер, что облегчает доказательство факта не только отправки, но и обозначения конкретного срока.
За своевременную подготовку сопроводительных писем отвечает непосредственный исполнитель, а за организацию отправки документации – служба делопроизводства.
Образец сопроводительного письма к договору скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 3 894)
Сопроводительное письмо в налоговую образец скачать (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 2 759)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Источники:
, , , ,
Следующие:
21 апреля 2022 года