Акт списания книг в библиотеке образец

Цена дается с учетом индексации и деноминации.

Подготовить электронную версию перечня книг на дискете в Word .

Перечень заверяется школьной печатью.

2. Приказ о назначении комиссии по списанию.

Комиссия состоит из председателя и трех членов. В состав комиссии обязательно должен входить бухгалтер, если приказ специально для библиотеки -  председатель или член родительского комитета. Библиотекарь не входит в комиссию.

3. Сопроводительное письмо на имя Главы  Администрации района: (см. 2лист)

Все копии должны быть заверены, иметь запись секретаря «копия верна», печать, подпись руководителя ОУ, расшифровку.

Сопроводительное письмо регистрируется в канцелярии школы, т.е. дается исходящий №..

Документы  подшить в картонный скоросшиватель.

Если сдается одновременно списание учебного фонда и художественной литературы – на 1 дискете – одним списком  в Word.

Все документы принести – методисту (Фонтанка, 134а),

затем сдать в

материальный отдел бухгалтерии (Загородный, 58).

(В администрации района списанием занимаются - Измайловский, 10, комн.203, отдел бухгалтерского учета и отчетности, начальник Янченкова Татьяна Ивановна,    Светлана Викторовна)

После получения распоряжения Бухгалтерии Администрации района о списании –  в течение месяца -

Утилизация книг

4. Книги сдаются в организацию «Вторсырья».

5. Получаете квитанцию, заверенную печатью «Вторсырья».

6. В отдел бухгалтерского учета и отчетности Администрации (у Светланы Викторовны) взять Акт о списании.

7. получить на нем все подписи членов комиссии

8. Вернуть в отдел бухгалтерского учета и отчетности Администрации

Акт (в случае списания учебников) о передачи списанных учебников в кабинеты для изготовления дидактического материала.

Акт о списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .

Настоящую форму можно распечатать из MS Excel, где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Excel нажмите кнопку .

__________________________________________________________________________

Доступ к полной версии этого документа ограничен

КАК ОФОРМИТЬ СПИСАНИЕ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома Фактор

Елена МОРЕВА, консультант

Известно, что библиотечные фонды относятся к необоротным активам бюджетных учреждений, а именно к прочим необоротным материальным активам. Вместе с тем такие объекты имеют определенные особенности в вопросах учета, оприходования, списания и проведения инвентаризации. Некоторые вопросы мы уже освещали на страницах нашей газеты (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 46 2011, № 31). Далее рассмотрим, по каким причинам может проводиться списание библиотечной литературы и какими документами оформляются такие операции.

Причины списания библиотечных фондов

Согласно ст. 18 Закона Украины «О библиотеках и библиотечном деле» от 27.01.95 г. № 32/95-ВР учет, хранение и использование документов, находящихся в библиотечных фондах, осуществляются в соответствии с правилами, утвержденными специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры, и установленными стандартами, техническими условиями, другими нормативными документами. Исключение из библиотечных фондов документов, в том числе ветхих, утративших актуальность, научную и производственную ценность или имеющих дефект, дублетных осуществляется в порядке, определенном специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры.

Основными документами, определяющими порядок учета библиотечных фондов и отражения в бухгалтерском учете операций с такими объектами, являются:

- Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденная приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22

— Методические рекомендации по бухгалтерскому учету библиотечных фондов, утвержденные приказом Минкультуры от 27.03.2008 г. № 321/0/16/-08 (далее — Методические рекомендации )

— Инструкция по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 17.07.2000 г. № 64 (далее — Инструкция № 64 ).

Списание библиотечных фондов осуществляется по следующим причинам:

— непригодность для дальнейшего использования, физический износ (изношенными считаются документы, которые в процессе многократного использования читателями пришли в состояние, усложняющее или делающее невозможным их дальнейшее использование, и которые не подлежат по своему состоянию ремонту или реставрации)

— устарелость по содержанию (такими считаются документы, утратившие свою информативность и актуальность)

— повреждение в результате аварии, стихийного бедствия

— окончание срока хранения (списанию по окончании срока хранения подлежат периодические издания, брошюры, буклеты, открытки, информационные и другие материалы, имеющие указания об определенном сроке хранения, а также издания временного хранения)

— утрата пользователями или абонентами (утраченными считаются документы, утерянные или не возвращенные читателями, а также пропавшие при почтовых пересылках)

— выявление в результате инвентаризации как недостача (пропавшими по неизвестным причинам считаются документы, не выявленные на месте в условиях открытого доступа читателей в фонд, при экспонировании на выставках, а также в результате переучета библиотечного фонда)

— передача в обменно-резервный фонд (передачи подлежат непрофильные документы, а также имеющиеся в большом количестве, т. е. с чрезмерной экземплярностью для имеющегося читательского спроса).

Отметим, что существуют определенные особенности приобретения и списания библиотечных фондов в учебных заведениях. Школьные учебники и учебные пособия, относящиеся к библиотечным фондам, используются в учебно-воспитательном процессе не менее пяти лет.

Как предусмотрено Порядком обеспечения учащихся общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведений учебниками и учебными пособиями, утвержденным совместным приказом Минобразования, Минфина и Минэкономики от 24.12.99 г. № 442/311/155. Минобразования АР Крым, управления образования областных, Киевской и Севастопольской городских госадминистраций, районные и городские отделы образования, общеобразовательные и профессионально-технические учебные заведения ежегодно в апреле-мае проводят анализ пригодных для использования учебников и пособий библиотечных фондов, сравнивают их с реальной потребностью ученических контингентов, осуществляют (при необходимости) перераспределение книг между средними учебными заведениями.

Так, например, в 2011 году с этой целью в общеобразовательных и специальных учебных заведениях необходимо было произвести инвентаризацию библиотечных фондов учебной литературы в соответствии с письмами Минобразования от 14.04.2011 г. № 1/9-271 и № 1/9-277 «О проведении инвентаризации библиотечных фондов в 2011 г.». В ходе инвентаризации библиотечных фондов учебных заведений, которые участвуют в проекте по созданию единой системы централизованного электронного учета учебников, по состоянию на 1 июня 2011 г. надлежало определить в разрезе каждого учебного заведения обеспеченность по каждому учебнику по состоянию на 1 сентября 2011 года с учетом ожидаемого контингента учащихся на 2011/2012 учебный год. Учебники, непригодные для пользования, было предложено списать согласно Инструкции о порядке доставки, комплектования и учета учебной литературы, утвержденной приказом Минобразования от 15.06.95 г. № 1/9 -217.

Что касается списания учебников для учащихся 3 — 6 и 11 классов, срок использования которых свыше 5 лет или которые не соответствуют требованиям учебных программ, то, как отметило Минобразования в указанных выше письмах, такую операцию необходимо проводить по мере поступления новых учебников в учебное заведение. Учебные пособия и словарно-справочная литература, изданная в 1998 — 2006 годах, имеющие удовлетворительное состояние и внешний вид и соответствующие требованиям программ, могут продолжать использоваться в учебно-воспитательном процессе.

Документальное оформление списания библиотечных фондов

Списание библиотечных фондов осуществляется на основании Акта о списании с баланса бюджетных учреждений исключенной из библиотеки литературы (далее — Акт), типовая форма которого (форма № ОЗ-5 (бюджет)) утверждена совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70.

Акт составляется в двух экземплярах на основании Описи на исключение из библиотеки морально устаревшей и физически изношенной литературы (далее — Опись) и общих списков книг, подлежащих исключению из библиотек. Первый экземпляр Акта вместе с Описью сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Образец заполнения Акта и Описи приведен на с. 18, 19.

В Описи указываются инвентарные номера исключенных изданий, автор книги и название, количество и цена за единицу, сумма, на основании каких документов проведено исключение. Как отмечала Государственная казначейская служба в письме от 14.09.2011 г. №             17-08/278-1569       (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 40), в Описи указывается стоимость каждого экземпляра библиотечных фондов.

При составлении Описи примите во внимание: со вступлением в силу с 02.10.2010 г. приказа Госказначейства от 02.09.2010 г. № 312 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 37), которым внесены изменения в Инструкцию № 64. расширен перечень необоротных активов, учет которых ведется в полных гривнях без копеек . Указанная норма распространяется также и на библиотечные фонды . Потому начиная с IV квартала 2010 года сумма стоимости необоротных активов, в том числе библиотечных фондов, указывается без копеек, т. е. в целых гривнях . На необходимость приведения (изменения) стоимости необоротных активов в соответствие с этими требованиям Госказначейство обращало внимание в письме от 26.11.2010 г. № 17-04/2979-22109 (см «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 45), а в комментарии специалиста к нему была детально описана эта процедура.

Также напомним: п. 7.7 Инструкции № 64 предусмотрено, что в месяце ликвидации объектов необоротных активов (в нашем случае— списания с баланса библиотечных фондов) необходимо начислить вторую половину износа таких объектов, т. е. остальные 50 % их первоначальной стоимости.

На каждую причину списания библиотечных фондов составляется отдельный Акт, к которому прилагается Опись. Как правило, в один Акт включается не более 300 документов, исключаемых по одной причине. Документы в Опись записываются в порядке возрастания инвентарных номеров.

На документы, которые передаются в обменно-резервный фонд, составляется Акт в трех экземплярах, а Опись — в двух. Заметим, что Акты и Описи необходимо оформлять четко, без сокращений, по установленной форме. Исправления в Акте и Описи не допускаются.

При исключении из фонда изданий, не состоящих на балансе (не подлежащих инвентарному учету), Акт и Опись составляются в одном экземпляре для отдела комплектования. При этом их стоимость в Описи не указывается, она не входит и в общую сумму в Акте.

Отдельно Опись составляется на изношенную литературу (порванные книги, утерянные страницы, не подлежащие восстановлению).

Вся информация об исключенной библиотечной литературе отражается во второй части Книги суммарного учета библиотечного фонда, в формах индивидуального учета фонда, каталогах и картотеках.

Особое внимание необходимо обратить на списание библиотечных фондов, утерянных пользователями. В этом случае списание документов, утерянных пользователями, осуществляется путем замены документов или их денежным эквивалентом.

Согласно Типовым правилам пользования библиотеками в Украине, утвержденным Минкультуры от 05.05.99 г. № 275. пользователь, который потерял или повредил документ из фонда библиотеки, а также полученный через межбиблиотечный абонемент, внутрисистемный книгообмен по договоренности с библиотекой-фондодержателем, должен заменить его аналогичным или документом, признанным равноценным, либо возместить его рыночную стоимость. Размер возмещения определяется библиотекой.

Акты на списание документов, утерянных пользователями и замененных равноценными, составляются по общим правилам на основании Тетради учета документов, принятых от пользователей взамен утерянных (далее — Тетрадь). В Акте указываются начальный и конечный номера документов, которые изымаются/принимаются и соответствуют записи в Тетради, где указываются номер Акта и его дата. Дополнительно составляется один экземпляр Акта на поступление документов, которые передаются в отдел комплектования.

Средства, полученные от пользователей взамен утерянных библиотечных фондов, принимаются в кассу учреждения и оформляются приходными кассовыми ордерами.

В соответствии с п. 14 Методических рекомендаций в случае утраты документа его замена на аналогичный осуществляется путем списания документа по балансовой стоимости . а оприходование — по первоначальной стоимости .

Акты на списание документов, выбывших в результате аварий, стихийных событий, установленных и зафиксированных краж составляются по общим правилам. К Акту о списании прилагается Акт об аварии, стихийном событии с объяснением возникших причин, и указываются меры, принятые в отношении виновных лиц, или заключение, протокол из милиции в случае краж.

Акты на списание библиотечных фондов, выявленных в результате инвентаризации как недостача, а также когда конкретные виновники не установлены (потери от нераскрытых краж и т. п.), составляются только после выводов комиссии по инвентаризации и после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия нужных мер с целью недопущения фактов утерь в дальнейшем. Такие акты составляются по общим правилам, в них указываются причина выбытия и меры, принятые для предупреждения таких потерь.

После оформления соответствующих Актов на списание также необходимо сделать записи о выбытии библиотечных фондов в Инвентарной карточке группового учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-9 (бюджет). Для учета библиотечных фондов открывается отдельная карточка по предметам одного наименования, записи в которую осуществляются только в стоимостном выражении общей суммой.

Данные о библиотечной литературе, которая была исключена из фондов, заносятся в соответствующие графы части 2 Книги суммарного учета библиотечного фонда.

Что делать со списанной библиотечной литературой

Макулатура, образующаяся в процессе деятельности заведения, в том числе в результате списания библиотечных фондов, должна оприходоваться с целью ее дальнейшего использования в собственной деятельности заведения либо сдаваться специализированным предприятиям, занимающимся сбором и переработкой такого вида вторичного сырья.

Реализация макулатуры — это операция, связанная с передачей права собственности на нее другому собственнику в обмен на эквивалентную сумму средств. Расчеты предприятий, осуществляющих операции со вторичным сырьем, должны проводиться в безналичной форме путем перечисления надлежащих к выплате средств на специальные регистрационные счета бюджетных учреждений. Вопросы, касающиеся учета макулатуры, освещались специалистом контрольно-ревизионной службы в статье «Учет макулатуры» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 1-2).

При осуществлении операций с макулатурой необходимо руководствоваться Законом Украины «Об отходах» от 05.03.98 г. № 187/98 ВР. В частности, в соответствии со ст. 1 данного Закона отходами определены любые вещества, материалы и предметы, образовавшиеся в процессе производства или потребления, а также товары (продукция), которые полностью или частично утратили свои потребительские свойства и не имеют дальнейшего использования по месту их образования или выявления и от которых их собственник будет избавляться, намеревается или должен избавиться путем утилизации или удаления. При этом утилизацией отходов является их использование в качестве вторичных материальных или энергетических ресурсов.

Отметим, что макулатура не отнесена к перечню отдельных видов отходов как вторичного сырья, сбор и заготовка которых подлежат лицензированию (постановление КМУ от 28.02.2001 г. № 183 ). Поэтому предприятия, занимающиеся ее сбором, не должны иметь соответствующей лицензии для таких операции.

Средства, полученные от сдачи макулатуры, зачисляются в доходы специального фонда сметы заведения. Полученные от реализации макулатуры поступления относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений (п. 4 ст. 13 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI ) и в полном объеме остаются в распоряжении заведения. Используются такие поступления на:

— ремонт, модернизацию или приобретение новых необоротных активов и материальных ценностей, покрытие расходов, связанных с организацией сбора и транспортировки отходов и лома на приемные пункты

— хозяйственные нужды бюджетных учреждений, включая оплату коммунальных услуг и энергоносителей.

Как указано в п. 1.15 Методических рекомендаций, средства от реализации библиотечных фондов остаются в распоряжении библиотеки с правом дальнейшего использования на пополнение библиотечного фонда.

Средства, полученные заведением от сдачи макулатуры, зачисляются на его специальный регистрационных счет. Подтверждением о поступлении таких средств будет выписка из специального регистрационного счета, предоставленная органом Госказначейской службы. Бюджетные учреждения на основании этой выписки в Отчете о поступлении и использовании средств, полученных как плата за услуги (форма № 4-1д, № 4-1м), отражают такие поступления в строке 050 «Поступления средств от реализации в установленном порядке имущества (кроме недвижимого имущества)».

Учитывая, что распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют платежи только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, при поступлении незапланированных средств возникает необходимость внести изменения в смету согласно требованиям пп. 47 — 49 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Такие изменения вносятся в случае, если общий объем фактических поступлений в специальный фонд вместе с объемом остатков средств на его счетах на начало года будет большим, чем соответствующие поступления, учтенные в смете на соответствующий год. Следовательно, если на счет заведения поступают средства, которые не запланированы в специальном фонде сметы, но при этом общая сумма поступлений (с учетом остатков на начало года) не превышает объемы собственных поступлений, учтенные при утверждении его сметы, то распорядители бюджетных средств не вносят изменения в смету в части поступлений спецфонда (см. письмо Госказначейства от 26.03.2010 г. № 15-06/662-5434 ).

На сданную макулатуру общеобразовательному заведению предприятием, которое принимало макулатуру, должна быть выдана справка приблизительно такого содержания:

Учет и списание книг в библиотеках. 2008 г.

ПРЕМУДРОСТИ УЧЕТА И СПИСАНИЕ КНИГ В БИБЛИОТЕКАХ

Учету библиотечного фонда в последнее время мы уделили немило внимания (см. газету "Все о бухгалтерском учете" № 106 за 2008 г. стр. 36, №3 за 200е) г. стр. 109). Впрочем, еще остались нераскрытые темы. Сегодня наш разговор об определении стоимости, по которой литературу изымают из пользования.

Поскольку библиотечные фонды отнесены к не­оборотным активам, то для их учета и списания ру­ководствуются Инструкцией № 64 и Инструкцией №142А81.

Кратко напомним.

. об особенностях учета литературы

Учет документов библиотечного фонда делят на суммарный и индивидуальный. Суммарный ведут отделы комплектации в Книге суммарного учета библиотечного фонда, где отражают поступление и выбытие документов. Для индивидуального уче­та по месту хранения открывают Инвентарную книгу. В ней каждому экземпляру присваивают инвентарный номер. Именно здесь записывают и первоначальную стоимость каждого экземпля­ра. А бухгалтерский учет ведут в бухгалтерии в Инвентарной карточке группового учета основ­ных средств в бюджетных учреждениях типовой формы №03 (бюджет). Для учета библиотеч­ных фондов открывают одну карточку, где стои­мость указывают общей суммой.

Поскольку в книгах суммарного и индивиду­ального учета результаты переоценок и индек­сации не отражают, то необходимо определить восстановительную стоимость экземпляров при их списании. Это связано с тем, как мы сказали, что в бухгалтерском учете документы библио­течного фонда учитывают суммарно, а списы­вают каждый экземпляр отдельно. Этот факт существенен для определения стоимости лите­ратуры, ибо в бухгалтерском учете библиотеч­ный фонд проиндексировали, а в индивидуаль­ном и суммарном учете ее стоимость осталась неизменной.

Какие индексы применяют к стоимости экземпляров при списании

Здесь следует кое-что вспомнить. Индексацию балансовой стоимости основных фондов предпри­ятий, организаций и учреждений Украины про­водили в четыре этапа — к 1992, 1993, 1995 и 1996 годах. Это была обязательная процедура, ведь регламентировалась постановлениями Кабмина (см. письмо Госкомстата Украины от 01.08.2000 г. №05-2-4-8/281).

Вашему вниманию в таблице 1 представлены этапы, периоды и коэффициенты индексации ос­новных фондов (других НА) в зависимости от вво­да объектов в эксплуатацию.

Войти или зарегистрироваться

ДОКУМЕНТАЦИЯ В ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основные документы библиотеки подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

Официально для школьных библиотек методическим центром является Государственная научная педагогическая библиотека имени К.Д.Ушинского в Москве. По рекомендациям ГНПБ в школьной библиотеке должны вестись 17 текущих учетных форм, не считая актов о списании и паспорта каталогов (см. брошюры «Технология работы школьной библиотеки», «Организация фонда школьной библиотеки»). В настоящее время добавились новые документы: Типовое положение о школьной библиотеке, Правила пользования библиотекой, паспорт библиотеки. Итого получается свыше 20 документов.

Итак, для начала вспомним, что большинство бухгалтерий, как правило, ведет только суммарный учет библиотечного фонда (стоимость) без количественного показателя и без деления на фонд художественной и научно-популярной литературы. Фонд учебников в настоящее время учитывается отдельно. Т.е. в бухгалтерии учитываются основной и учебный фонды.

Тем не менее, библиотекарь должен иметь все сведения о своих фондах, потому что он за них отвечает (даже при том, что основную ответственность за все имущество школы несет директор, независимо от того, подписывал библиотекарь или нет договор о материальной ответственности). Любая проверка вправе спросить с библиотекаря подробные сведения о фонде, а не только суммарный учет, который ведет бухгалтерия. Такие сведения, естественно, нужны и для комплектования фонда. Учет основного фонда и фонда учебников ведется отдельно. Впрочем, в «Инструкции об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» от 24.08.2000 года 2488 не прописано, что библиотека должна вести 2 книги суммарного учета, разрешая добавлять в единую книгу суммарного учета факультативные записи.

Итак, все поступившие книги после сверки с сопроводительным документом и штемпелевания учитываются прежде всего суммарно.

ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА ОСНОВНОГО ФОНДА

Книга суммарного учета основного фонда.

Новая книга суммарного учета библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей библиотечно-библиографической классификации.

В основу распределения изданий по содержанию легла систематизация ББК, охватывающая основные области научного знания:

Естественные науки, Прикладные науки, Общественные и гуманитарные науки литература универсального содержания Педагогические науки (в том числе).

Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме газет) и аудиовизуальных документов. Записи в книгу производятся от руки производятся только ручкой. Вместе с тем библиотека имеет право вести учет в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение. Книга суммарного учета состоит из трех частей: Поступление в фонд. Выбытие из фонда. Итоги движения

Часть 1. Поступление в фонд.

Каждая партия книг и брошюр, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записи в части 1 начинаются каждый год с первого номера. В графе 3 указывается номер и дата сопроводительного документа. В графе 4 кратко указывается источник поступления изданий: комитет по образованию, учколлектор, магазин №…, дар и др. В графе 6 указываются только те книги, которые подлежат записи в инвентарную книгу. В графе 7 и 8 отражается стоимость изданий, подлежащих записи в инвентарную книгу без накладных расходов. В графе 9 указывается количество брошюр без указания стоимости .

Брошюры, как и книги, распределяются по содержанию. Рекомендуем

контролировать правильность записи в графы 6 и 9 . их сумма должна

соответствовать записи в графе 5 .

В графе 10 учитываются аудиовизуальные документы (диски, дискеты, аудио- и видеокассеты). В графе 11 учитываются издания естественных наук: отделы 20,22,24,26,28. В графе 12 учитываются издания отделов 3,4,5. В графе 13 учитываются издания по общественным и гуманитарным наукам . а также литература универсального содержания . Отделы: 60, 63, 65, 66, 67 . 68, 70/79 (кроме 74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9. В графе 14 ведется учет изданий по народному образованию и просвещению: отдел 74. В графах 16 и 16 соответственно учитываются художественная и детская литература (дошкольная и для 1-2 классов). Рекомендуем контролировать правильность записи в графы 10, 11, 12, 13, 14, 15,

16, - сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5 .

18. После 16 графы можно добавить дополнительные графы для ведения суммарного

учета учебников, а также для учета изданий тематики, актуальной для данной

школы.

Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотека определяет самостоятельно).

По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.

Часть 2. Выбытие из фонда.

19. Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.

20. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине .

По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год . которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.

Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.

Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.

21. По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии

См.образец книги суммарного учета

Инвентарная книга.

После того, как сделан суммарный учет, литература учитывается индивидуально. Основная форма индивидуального учета – инвентарная книга (форма 1). Страницы в ней нумеруются, книга прошнуровывается (прошивается), место скрепления подшивки удостоверяется подписью директора и круглой печатью школы.

Инвентарную книгу нельзя переписывать . за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).

Инвентарная книга постоянно хранится в библиотеке, также как и книги суммарного учета. На поступившей книге инвентарный номер ставится в штампе библиотеки на титульном листе и на 17-й странице. В инвентарную книгу не записываются брошюры объемом до 48 страниц, тонкие книжки для младшего абонемента, листовки, календари, программы и литература, которая подлежит списанию после раздачи учителям и учащимся (разрезные альбомы и дидактический материал), а также плакаты. В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар. Однако, в качестве подарков в библиотеку поступают очень ценные книги, нужные школе. Зачастую это едва ли не единственный способ комплектования фонда. Поэтому рекомендуем вести инвентарные книги для дареной литературы и для брошюр, присваивать им инвентарные номера с пометками «Б» - для брошюр, и «Д» - для дареных книг. Тогда вы сразу будете видеть, как учитывается эта книга, да и дубляж номеров будет вам не страшен.

Например, номер 225 – это номер по основной книге, а номер 225Б или 225 бр – это брошюра, и учет только ваш внутренний, поскольку в книге суммарного учета брошюры учитываются только количественно.

Если в качестве подарка получены ценные книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом.

Образец ведения инвентарной книги (форма 1)

Источники:
old.adm-edu.spb.ru, docs.cntd.ru, buhgalter.com.ua, ekonom-buh.ru, xn----2-6cdjsh6ahgwi9adimf1h3f.xn--p1ai

Следующие:

• Образец акта проверок внутреннего контроля
• Акт залития помещения образец

21 апреля 2022 года