Реестр договоров
Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства. Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.
После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:
Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:
Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале .
Образец Договора найма комнаты.
www.advokat-777.ru
г.________________________ "_______" _____________________________ 20__ г
ДОГОВОР НАЙМА КОМНАТЫ
СТОРОНЫ: ________________________________________________________________________________________________________
(в дальнейшем "НАЙМОДАТЕЛЬ") и ___________________________________________________________________________________
(в дальнейшем "НАНИМАТЕЛЬ"), заключили настоящий договор о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1. НАЙМОДАТЕЛЬ передает НАНИМАТЕЛЮ комнату в _____________- комнатной квартире со всем находящимся в ней имуществом в аренду (коммерческий наем), а НАНИМАТЕЛЬ обязуется использовать ее для проживания, обеспечить сохранность имущества и квартиры, своевременно уплачивать НАЙМОДАТЕЛЮ предусмотренную настоящим договором арендную плату и иные платежи.
________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________ тел: _________________________________
ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
2. За пользование комнатой и имуществом НАНИМАТЕЛЬ уплачивает НАЙМОДАТЕЛЮ арендную плату (плату за наем) в размере ____________________________________________________________________________________ рублей за каждый месяц аренды
И зменение размера арендной платы в период действия настоящего договора не допускается.
3. Арендная плата уплачивается _______________________________________________________________________________________
Арендная плата уплачивается НАНИМАТЕЛЕМ путем наличного платежа в срок не позднее ____________ дней до окончания каждого оплаченного периода.
4. Срок аренды составляет с "________"_______________________ 20___ года по "________"____________________ 20____ года.
Срок аренды может быть продлен сторонами на предусмотренных настоящим договором либо иных условиях.
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
5.1. использовать предоставленную комнату для проживания в соответствии с настоящим договором, при этом обеспечить соблюдение установленного порядка и правил пользования жилыми и общими помещениями
5.2. обеспечить сохранность комнаты и находящегося в ней имущества. НАНИМАТЕЛЬ несет полную материальную ответственность за сохранность комнаты и имущества и обязан незамедлительно уведомить НАЙМОДАТЕЛЯ об утрате, порче или поломках оборудования комнаты, квартиры и сданного в аренду имущества. Мелкий текущий ремонт оборудования и имущества производится за счет НАНИМАТЕЛЯ
5.3 . не производить в комнате и квартире переделки (в том числе ремонт) без письменного разрешения НАЙМОДАТЕЛЯ
5.4 . соблюдать установленные законодательством правила проживания и регистрации
5.5 . своевременно выплачивать предусмотренную договором арендную плату и иные платежи
5.6. предупреждать НАЙМОДАТЕЛЯ об отсутствии в комнате более чем 15 дней
5.7. по истечении срока аренды передать НАЙМОДАТЕЛЮ комнату, арендованное имущество, ключи, абонентские книжки и квитанции по оплате предусмотренных договором платежей. Точную дату выезда НАНИМАТЕЛЬ обязан сообщить НАЙМОДАТЕЛЮ не позднее, чем за 15 дней до ее наступления. Окончательные расчеты за телефонные переговоры производятся НАНИМАТЕЛЕМ не позднее дня выезда из комнаты на основании &ldquoэкспресс-счета&rdquo телефонного узла.
6. НАЙМОДАТЕЛЬ ОБЯЗУЕТСЯ:
6.1. предоставить сдаваемую комнату на срок и в состоянии, предусмотренном настоящим договором
6.2. не чинить препятствий НАНИМАТЕЛЮ в пользовании комнатой и находящимся в ней имуществом.
7. НАЙМОДАТЕЛЬ гарантирует, что сдаваемая комната не сдана в аренду другим лицам, не заложена, в споре и под арестом не состоит, и в отношении сдаваемой комнаты не имеется обязательств перед третьими лицами.
НАЙМОДАТЕЛЬ гарантирует согласие всех собственников квартиры, а так же зарегистрированных в квартире лиц, на сдачу комнаты в аренду НАНИМАТЕЛЮ. В случае возникновения разногласий среди владельцев квартиры НАЙМОДАТЕЛЬ обязуется урегулировать их самостоятельно. В противном случае ответственность за ущерб, причиненный НАНИМАТЕЛЮ, несет НАЙМОДАТЕЛЬ.
8 . А бонентскую плату за телефон, местные, междугородние и международные телефонные переговоры, Интернет оплачивает НАНИМАТЕЛЬ. Оплата производится в течение пяти дней с момента получения ежемесячного извещения об оплате.
9 . Коммунальные платежи за арендованную комнату оплачивает __________________________________________________________
электроэнергию - _________________________________________ (показания электросчетчика _________________________________),
водоснабжение и водоотведение - ___________________________________________ (показания счетчиков воды: горячая вода _____________, холодная вода _________________________________).
Расчет оплаты за электроэнергию, а так же за водоснабжение и водоотведение производится по соглашению с другими владельцами квартиры в следующем порядке ________________________________________________________________________________________
Коммунальные платежи оплачиваются ежемесячно не позднее 10 числа каждого следующего за оплачиваемым месяца.
10. В арендованной комнате будут проживать:___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
НАНИМАТЕЛЬ обязан получить согласие НАЙМОДАТЕЛЯ на проживание в комнате гостей, если срок их проживания превышает 30 дней.
РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
11. В случае расторжении договора по инициативе НАЙМОДАТЕЛЯ он обязан предупредить НАНИМАТЕЛЯ за ______ дней и выплатить НАНИМАТЕЛЮ штраф в размере _____ % месячной арендной платы.
12. В случае расторжения договора по инициативе НАНИМАТЕЛЯ он обязан предупредить НАЙМОДАТЕЛЯ за _____ дней, выплатить НАЙМОДАТЕЛЮ штраф в размере _____ % месячной арендной платы и освободить занимаемую комнату не позже дня расторжения договора.
13. В случае невыполнения НАНИМАТЕЛЕМ обязательств, предусмотренных настоящим договором, или причинения имущественного ущерба владельцам соседних помещений НАЙМОДАТЕЛЬ имеет право досрочно расторгнуть договор и взыскать с НАНИМАТЕЛЯ убытки.
14. НАЙМОДАТЕЛЬ имеет право в течение срока аренды проверять состояние комнаты, имущества и оплату задолженности по счетам за телефон и коммунальные услуги (с обязательным предупреждением НАНИМАТЕЛЯ не менее чем за ____ дня) и не чаще одного раза в _______________________.
15 .При отсутствии НАНИМАТЕЛЯ в комнате более чем 15 дней без предупреждения, НАЙМОДАТЕЛЬ имеет право в присутствии понятых вскрыть дверь в комнату. При этом должна быть составлена опись имущества НАНИМАТЕЛЯ и обеспечена его сохранность.
16. Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего договора несет виновная сторона. Все споры сторон по настоящему договору разрешаются путем переговоров. При не достижении согласия или уклонении одной из сторон от переговоров споры подлежат разрешению в суде по месту нахождения сдаваемой комнаты.
ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
17. Прочие условия: _________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
Стороны согласны с условиями проживания и претензий друг к другу не имеют. Документы на комнату, а также документы, удостоверяющие личность сторон, сторонами проверены.
НАЙМОДАТЕЛЬ: НАНИМАТЕЛЬ:
__________________________/_____________________/ __________________________/_______________________/
зарегистрирован по адресу:_________________________ зарегистрирован по адресу: ___________________________
________________________________________________ ___________________________________________________
паспорт _________________________________________ паспорт ___________________________________________
выдан "________"_______________________ ________г. выдан "________"__________________________ _______г
(кем)__ __________________________________________ (кем) ______________________________________________
________________________________________________ ___________________________________________________
тел: моб . ________________________________________ тел: моб. ___________________________________________
тел : дом. ________________________________________ тел: раб. ___________________________________________
e - mail :___________________________________________ e - mail. _____________________________________________
АКТ СДАЧИ-ПРИЕМКИ КОМНАТЫ
НАЙМОДАТЕЛЬ передал, а НАНИМАТЕЛЬ принял арендованную комнату и имущество "_____" ________________________ 20___ г.
НАЙМОДАТЕЛЕМ получена от НАНИМАТЕЛЯ арендная плата за _________ месяц ____ аренды в размере _______________________ рублей _____________________________________________________________________________________________________________
НАЙМОДАТЕЛЬ . ____________________/___________________/ НАНИМАТЕЛЬ :_____________________/___________________/
Управление платежами: реестр договоров
Договора заключенные на предприятии несут важную информацию для планово-экономического отдела.
Часть этой информации необходима для управления платежами, в частности для создания важного элемента финансового планирования на предприятии — платежного календаря. Особую роль, договора играют при определении периодических платежей (аренда, лизинг и т. п.).
Договора, заключенные на предприятии, в зависимости от структуры предприятия, могут храниться в двух подразделениях: бухгалтерии или юридическом отделе. В любом случае, для управления платежами . необходимо перенести основные данные по заключенным сделкам в реестр договоров . Этот реестр договоров должен постоянно поддерживаться в актуальном состоянии.
К основным элементам, которые должен содержать реестр договоров (с точки зрения управления платежами ) относятся:
наименование контрагента реквизиты договора предмет договора период договора сумма платежа срок платежа условия платежа.Реестр договоров.
Документооборот договоров: мастер-класс
Договор - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).
Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.
Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения налогового уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.
Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:
Главное - принцип!
На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:
Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :
Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров разорван - разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.
В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.
На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.
Подготовка проекта договора
Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.
Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.
На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:
В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:
Проверяем контрагента!
На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.
Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.
Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:
Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте 1 :
Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.
Согласование проекта договора
Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:
Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение
Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.
Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.
В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.
Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).
Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.
Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора . что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, визирующими должностями являются:
Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.
Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров . которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки . в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .
При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.
Следует различать типовые договоры . утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.
Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).
Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел Подписание договора. Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел Примечания помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.
При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом Согласование:
Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков - на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).
При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.
При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.
Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров . не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.
Заключение договора
(подписание и заверение печатью)
Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.
Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:
Право подписания договора имеют:
Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании - оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.
Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ Об акционерных обществах).
Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ О государственных и муниципальных унитарных предприятиях руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.
Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью.
Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.
Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:
Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.
Пример 7
Представителю была выдана доверенность, дающая ему право подписи договоров подряда. Он же подписал соглашение купли-продажи.
Источники:
, , ,
Следующие:
21 апреля 2022 года