Письмо-ответ. Письмо-отказ. Примеры, образцы и шаблоны
Письмо-ответ - это деловое письмо, которое составляется с целью ответа на какое-то из инициативных писем: письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-просьбу, письмо-предложение, письмо-претензию. Разновидностью письма-ответа является письмо-согласие (в случае положительного ответа) и письмо-отказ (в случае отрицательного решения).
Как составить письмо-ответ образец
На этой странице можно узнать, как правильно написать письмо-ответ на претензию, скачать шаблон письма-ответа или просмотреть образец письма-ответа. Также можно просмотреть письмо-отказ образец и пример письма-согласия.
Структура письма-ответа
Как грамотно написать письмо отказ
Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.
При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:
Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.
И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.
Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества?
Рекомендации при написании писем-отказов
1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку . Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».
2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты :
1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):
«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»
«Уважаемая Наталья Константиновна!»
2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:
«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».
3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).
«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:
«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас »
«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»
«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения ».
5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин . по которым принято решение отказать:
«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»
«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив :
«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»
«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:
Отказ от заключения договора
Подборка наиболее важных документов по запросу Отказ от заключения договора (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов . Отказ от заключения договора
Форма: Письменный отказ в заключении трудового договора по медицинским показаниям (образец заполнения)
(Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2014)
Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
Судебная практика . Отказ от заключения договора
Постановление Президиума ВАС РФ от 24.06.2014 N 3894/14 по делу N А36-408/2013 Требование: О признании недействительными торгов в форме аукциона и признании недействительным договора, заключенного по результатам данных торгов.
Обстоятельства: Участник торгов внес ценовое предложение, многократно превышающее шаг аукциона, и остановил тем самым торги, а впоследствии отказался от заключения договора.
Решение: Дело направлено на новое рассмотрение, поскольку судами надлежащим образом не исследованы вопросы о том, подавало ли третье лицо заявку в интересах победителя торгов, являлись ли действия данных лиц согласованными, об их взаимосвязи, в том числе аффилированности.
Дополнительно: Есть оговорка о возможности пересмотра по новым обстоятельствам.
Документ доступен: с 20:00 до 24:00 (выходные, праздники - круглосуточно)
Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 N 12224/13 по делу N А19-18094/2012 Требование: О признании незаконным отказа в заключении договора о предоставлении территории в пользование, обязании устранить нарушение.
Обстоятельства: Отсутствие у общества договора о предоставлении территории в пользование препятствует ему в заключении охотхозяйственного соглашения без проведения аукциона.
Решение: Требование удовлетворено, так как общество не может быть наказано лишением права на заключение охотхозяйственного соглашения за действия уполномоченного органа, оформившего договор о предоставлении территории в пользование посредством включения его условий в долгосрочную лицензию.
Дополнительно: Есть оговорка о возможности пересмотра по новым обстоятельствам.
Документ доступен: с 20:00 до 24:00 (выходные, праздники - круглосуточно)
Некоторые виды писем
Письма-просьбы. Количество ситуаций» дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу. »), от первого лица множественного числа («Просим. »), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит. », «Администрация просит. », «Совет трудового коллектива просит. » и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:
Наименование организации
Наименование организации Почтовый адрес Телефон. Расчетный счет
Фамилия, инициалы
На №
О заключении договора
Полное товарищество в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций. на сумму около. млн руб.
В настоящее время товарищество не обеспечено сырьем и вынуждено прекратить поставки продукции для. В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из. процентного фонда о выделении товариществу. тонн сырья.
Инициалы, фамилия
Директор Подпись
Фамилия исполнителя, номер телефона Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:
Директору производственного
кооператива
Фамилия, инициалы
Общество с ограниченной ответственностью. убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.
Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.* Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.
Директор Подпись Инициалы, фамилия
Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-
монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в
5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения
Название закона, номер статьи
в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.
Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения
Название законодательства
Должность
Подпись Инициалы, фамилия
Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях. сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.
В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях, Перед руководством. встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.
Для разработки. программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1993 г.
Товарищество на вере при строительстве пусковых объектов агропро-ма и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой.
Прошу изыскать возможность для бартерного обмена товариществу на. тонн металла. тыс. штук кирпича.
Название организации
просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.
Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.
Открытое акционерное общество. специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе: отопления жилых домов горячее водоснабжение жилых домов.
Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.
В адрес. обратилось руководство производственного кооператива. с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.
Учитывая важность укрепления связей предприятий. с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов. (перечень проблем прилагается),
. свои предложения направить. в срок до.
В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания
«Просим. »
«Вас проверить качество изготовления станков» «выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу» «включить в план изобретений»
«Прошу. »
«принять меры. »
«сообщить данные о сроках поставки. »
«направить нам договор. »
«подтвердить по телефаксу получение документов».
и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение. согласно указа.
отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о пре
кращении деятельности или реорганизации таких предприятий прини
маются.
На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.
Инициалы, фамилия
Должность Подпись
Фамилия исполнителя, номер телефона
Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:
Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.
Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе. нет возможности из-за отсутствия свободных мест.
Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме. рассмотрено дирекцией компании.
В соответствии с законом. Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории. и расширению не подлежит.
Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.
Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.
Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам. » «Считаем нужным сообщить Вам. » «Предлагаемые Вами сроки проведения. »
«Ваше предложение не получило поддержки».
Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, ког да содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложечным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
Направляем заявку на. необходимых Вашему заводу в 1997 г. для. Высылаем наложенным платежом.
Возвращаем проект. на. стр. со следующими замечаниями. Предоставляю на утверждение проект плана.
Направляем протоколы испытания. Испытание показало следующие результаты.
В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем).
— Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:
Направляем подписанный с нашей стороны договор №. от. Справка о финансировании будет выслана.
Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение: договор о. №. на 3 л. в 3 экз.
Варианты текстов договорных писем могут быть, например,
такими:
Направляем подписанный с нашей стороны договор. от. Справка о финансировании будет выслана.
Данное письмо считать неотъемлемой мастью договора.
Приложение договор о. №. на 6 л. в 3 экз.
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №. от. а также. которую просим считать его неотъемлемой частью.
Направляем. экземпляра подписанного нами договора №. на поставку.
Просим. и один экземпляр договора № возвратить мам.
Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:
Директору фирмы
Письмом № 207 от 12.02.97 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 1997 г. кирпича на сумму до. млн рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.
Напоминая об этом, просим в 10-днсвный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний: .
Напоминаем, что согласно договору № Ваше предприятие должно
было закончить работы по. к 10.05.97.
Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.97. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет. Срок оплаты истекает.
Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.
Срок предоставления заявок истекает.
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие слово- '] сочетания:
«Напоминаем, что. »
«по проекту совместного строительства Вы должны. » «в соответствии с. Вы должны. »
«Напоминаем Вам, что. »
«Ваша задолженность по оплате. составляет. » «срок предоставления условий договора истекает. »
«Несмотря на неоднократные напоминания,»
«Ваша фирма до сих пор не представила. » «мы до сих пор не получили. »
- Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьировать от размера 'обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности от-' дельных организаций.
Приведем пример текста информационного письма:
О публикации статей
В соответствии с планом изданий в 1997 г. институтом, будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более. страниц до. 1997 г.
I/ Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться
конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адреса
ту. При официальном приглашении большого количества людей в
настоящее время используются как полностью готовые, напеча
танные типографским способом тексты-приглашения, так и тра
фареты.
Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:
Наименование организации Адресат
Адрес
па № от
Приглашение
Глубокоуважаемый Александр Васильевич!
16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу. Приложение: проект линии теплопередачи на 32 л, в 1 экз.
П.Н. Сергеев Л.Д. Сухов
Подпись Подпись
Председатель
ученого совета академии
Секретарь ученого совета
Письма-предложения . Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:
Директору фирмы
Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации. рассмотрены, Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом. Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в.
Или:
Администрация Октябрьского района г, Новосибирска рассмотрела учредительные документы. ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.
На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом.
- Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы, Приведем примеры текстов писем-разрешений
[Наименование организации] разрешает вывоз в. строительного леса для. в количестве. в счет обязательных поставок по межобластному обмену.
[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:
Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой. и готова подписать соответствующие документы с уметом предложений Вашей стороны.
В. поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество.
Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.
Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.
ОДО. республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия. от. и сообщает:
малому предприятию. на 1997 г. выделены два грузовика
при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене. рублей.
Объединение. не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.
Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения.
[Наименование организации] рассмотрела Ваше заявление от. №. о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведению. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции. » не усматривается. Имеет место недобросовестное отношение к соблюдению устава железных дорог.
Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой. Вы имеете право требовать через арбитражный суд.
В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:
«Подтверждаем. »
«получение документов на. »
«Ваши условия поставки оборудования. »
«С благодарностью подтверждаем. »
«получение Вашего письма от. » :
«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. »
«ПТ «Комкон» подтверждает. ».
«свой запрос о строительстве моста. » «условия поставки видеомагнитофонов. »
Источники:
, , ,
Следующие:
21 апреля 2022 года