АКТ
2) Проверено наличие нормативной, технической и эксплуатационной документации, регламентирующей обмен электронными документами.
3) Пользователи правилам эксплуатации АРМ СЭД.
4) Проверено выполнение Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации от 13 июня 2001 г. № 152 (в случае обмена конфиденциальной информацией).
5) Для извещения ответственными сотрудниками территориального органа Федерального казначейства пользователей организации, имеющих сертификат ключа подписи, об изменении статуса их сертификата ключа подписи, определен следующий телефонный номер, принадлежащий организации: _________________________ .
Утверждение документов
Е.Г. Юсипова, член Гильдии Управляющих Документацией
Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ[1] ).
В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:
В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). Как видим, ГОСТ Р 6.30-2003 дает более широкую трактовку второго способа утверждения: документ может утверждаться «специально издаваемым документом», в то время как ГСДОУ говорит об издании «соответствующего распорядительного документа».
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать?
Утверждение документа путем издания распорядительного документа
Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.
Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.
Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.
На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.
Процедура утверждения документа другим документом
Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).
Приказ об утверждении Регламента
Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ»
03.10. 2011 № 52 о/д
Москва
Об утверждении
Регламента по работе
с дебиторской задолженностью
в ОАО «ЭВЕРЕСТ»
В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.
2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.
Генеральный директор Волков Г.В. Волков
После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.
Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003
3.16. […] При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так:
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»
от 01.07.2011 № 52 о/д
Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.
Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003
3.21. […] В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
В нашем примере это будет выглядеть следующим образом:
Приложение
к приказу ОАО «ЭВЕРЕСТ»
от 03.10.2011 года № 52 о/д
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»
от 03.10.2011 № 52 о/д
Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Рриказом Росархива от 23.12.2009 № 76, были предложены два варианта оформления грифа утверждения и приложения:
• на приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение № 5
к приказу ЗАО «Северный путь»
от 15.07.2011 № 56
• если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 12.11.2009 № 125
В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»
от 03.10.2011 № 52 о/д
Рекомендуем использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.
Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами)
Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др. т.е. при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.
Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003
3.16. […] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись В.А. Степанов
Дата
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
[…]
Утверждаемый документ должен быть подписан. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003* приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.
Какие документы подлежат утверждению?
В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.
При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования экспертизы передачи дел ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)
Помощь: Реквизит документа гриф утверждения
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ
Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных локальных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, являющийся приложением к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (см. приложение).
В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.).
Утверждение документа осуществляется должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, и имеющим на это соответствующие полномочия.
Утверждение документа осуществляется двумя способами: посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу и находят отражение в грифе утверждения, который оформляется на утверждаемом документе. Распорядительный документ рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с его внедрением, размножением, доведением до сведения и т.п.).
Особый порядок утверждения установлен для нормативных правовых актов Республики Беларусь (инструкций, правил, положений и др.), которые утверждаются только путем издания другого документа (постановления, приказа, решения). Это обусловлено нормами Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь, согласно которым юридическая сила уставов, положений, инструкций, регламентов и правил определяется юридической силой нормативного правового акта, которым они утверждаются.
Документы с аналогичным названием, но имеющие статус локальных нормативных правовых актов, т.е. действующие в рамках одной организации, могут утверждаться любым из двух способов.
При утверждении документа посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, этот реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты утверждения. При этом в наименование должности входит видовое наименование организации.
Серебрякова Н.Г.юрист на сайте Атрошенков А.В.
юрист на сайте Кадушкина Р.В.
юрист на сайте Пугачева И.А.
юрист на сайте Шумихина Т.Я.
юрист на сайте Якушева О.В.
юрист на сайте Зотов В.И.
юрист на сайте Калинина Н.В.
юрист на сайте Мельников Ю.Н.
юрист на сайте Шмелева В.В.
юрист на сайте Сурикова Т.И.
юрист на сайте Невская К.В.
юрист на сайте Хованская А.Л.
юрист на сайте
Здравствуйте, уважаемый гость!
Сейчас на сайте 63 юристa.
Какой у Вас вопрос?
Источники:
, , ,
Следующие:
21 апреля 2022 года