Общие требования к заполнению трудовых книжек в 2014 году
1. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»
2. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
♦ Б л а н к и 2014 года
Изменения бланков трудовой книжки, введённые с января 2004 года, действуют по сей день.
Это бланки книжек с пронумерованной серией ТК – ТК IV. По серии и номеру можно определить год выпуска бланка, напрямую эти данные в книжках не указаны. Бланки, выпущенные в 2014 году имеют серию ТК IV.
♦ П р и н ц и п з а п о л н е н и я трудовой книжки
Основополагающими при заполнении трудовой являются принципы исключения неоднозначного прочтения символов при репродуцировании копий, и отчётливой тематической фрагментации для обработки документов электронными средствами ведения и учёта.
♦ С и м в о л ы и ч е р н и л а
Для записи дат в трудовой предусмотрены только арабские цифры, причём день и месяц – двумя цифрами, год – четырьмя цифрами.
Записи допускается делать следующими ручками: перьевой, гелиевой, ручкой-роллером (шариковой в том числе). Чернила должны быть световодостойкие только чёрного, синего или фиолетового цвета. Чернила других цветов ухудшают качество репродуцированных копий.
♦ М о р ф о л о г и ч е с к и е т р е б о в а н и я
Несомненная новизна в морфологических требованиях к записям: прежние книжки пестрели сокращениями, к примеру, пр. ст. … В новых требованиях к заполнению трудовых книжек сокращения категорически запрещены, все слова должны быть прописаны полностью.
♦ Т р е б о в а н и е о б о с н о в а н н о с т и
Можно сказать, что трудовая книжка – это опосредованный финансовый документ, так как он берётся за основу при начислении надбавок за стаж, при определении размера пенсионных или других социальных выплат. Коль так, то совершенно очевидно, что любая информация в нем должна быть абсолютно достоверной. Отсюда логически вытекает следующее требование: все сведения, занесенные в трудовую книжку, скрепляются соответствующими документами, для наименования и реквизитов которых предусмотрены строго отведённые страницы и графы. Например, сведения об образовании или квалификации, подтверждаются дипломом или свидетельством об увольнении, зачислении, или переводе – приказом, распоряжением и т.д.
♦ П о р я д о к в н е с е н и я и с п р а в л е н и й
Исправления в записях не допускаются. Если необходимо внести исправления в запись, то делается запись со следующим порядковым номером, который проставляется в первой графе вписывается дата производимой записи во вторую графу пишется, что запись № 111 не действительна в третьей графе. и создают под другим номером правильную запись, в четвёртую графу которой либо переписывают реквизиты документа, на который ссылается аннулированная запись, если новая запись соответствует содержанию этого документа либо реквизиты другого документа – основания для новой записи.
♦ О б у в о л ь н е н и я х
Изменения коснулись и записей об увольнениях. Они стали более конкретными и детальными, поскольку Трудовой кодекс РФ предусматривает теперь б о льшее разнообразие причин прекращения трудового договора по сравнению с предшествующими редакциями Закона.
Примеры заполнения трудовых книжек с пояснениями
♦ Т и т у л ь н ы й л и с т
Титульный лист заполняется в соответствии с наименованием граф в абсолютном буквенном соответствии с паспортными данными. Книжка с ошибкой в данных или их несоответствием обосновательным документам не действительна. Дата рождения указывается цифрами в формате: 01.01.2001 . Прописью без сокращений должно быть записано образование. Если в процессе работы сотрудник получил другое образование, вид его указывается рядом, без перечёркивания предыдущего.
Вид образования должен быть указан полностью, например: « среднее специальное ». Профессия должна быть указана обязательно и только в именительном падеже: « художник - реставратор », должность в этой графе не указывается. Дата не должна быть позднее недельного срока со дня приёма на работу. И, наконец, чтобы книжка в дальнейшем была признана действительной, записи титульного листа должны быть
скреплены печатью и подписью соответствующего должностного лица.
◙ Образец заполнения титульного листа с внесением изменений
Соколова
Фамилия Сомова
Имя Вера
Отчество Владимировна
Дата рождения 08.08.1980
Образование высшее профессиональное
Профессия, специальность учитель русского языка и литературы
Дата заполнения 02.02.2002 г.
Подпись владельца книжки Сомова
М П Подпись лица.
П Е Ч А Т Ь ответственного за ведение трудовых книжек
♦ Р а з в о р о т о б л о ж к и
На разворот обложки Трудовой книжки заносятся ссылки на документы, на основании которых вносились изменения в сведения титульного листа, согласно пункту 2.4 Постановления 69.
◙ Образец заполнения разворота титульного листа
Основание. свидетельство о заключении брака, выданного отделом ЗАГС
Толстовского района г. Березники от 03.04. 2013 г. № 7777777777
Старший инспектор Воронина В.В.Воронина
П Е Ч А Т Ь
♦ Р а з д е л « С в е д е н и я о р а б о т е »
В разделе «Сведения о работе» четыре основные графы.
► Заголовки записей этого раздела должны начинаться с полного названия предприятия, или учреждения, или организации в буквенном соответствии с регистрационными документами. Если организация имеет сокращённый вариант названия, он тоже должен присутствовать в заголовке. Ручное написание заглавия может быть заменено штампом организации с чётко пропечатанным названием и его, если оно есть, сокращением.
Ниже, под названием предприятия, заполняются графы. Порядок их заполнения такой:
► В графе №1 и нигде более, арабскими цифрами проставляется порядковый номер записи.
► В графе №2, тоже только арабскими цифрами – дата, причём: две цифры числа, две цифры месяца, четыре цифры года. Запись о приёме на работу в трудовой книжке делается не ранее пятидневного срока после фактического начала работы, но не позже десяти дней. Предполагается, что именно такого срока достаточно, чтобы человек принял окончательное решение о том, подходит ли ему эта работа. Если запись произведена раньше установленных пяти дней, работник может обжаловать её правомерность.
► В графе №3, в обязательном порядке должна быть написана должность, на которую принят сотрудник, с указанием отдела и подразделения, если они предусмотрены, в абсолютном соответствии с документом, на основании которого он принят на работу. Никакой лишней информации в этой графе быть не должно. Например:
« Принят на должность водителя отдела сбыта »
► В графе №4 должно быть название документа – основания записи, его даты и его номера, именно в такой последовательности. Название пишется полностью, без сокращений: « Приказ от », либо « Распоряжение », либо « Протокол ». Дата в том же формате, что и в графе №2, 20.03.2014 . Номер документа пишется, если он есть. Например: « Приказ от 20.03.2014 № 77 ».
По мере необходимости, со временем в этот раздел «Сведения о работе» вносят информацию о:
- переводах
- изменениях названий должностей
- изменениях названий отделов
- изменениях названий учреждений
- присвоении разрядов
- прекращении трудовых договоров в том же порядке, и по тому же принципу, что и записи о приемах на работу.
◙ Образец 1 – записи о приёме на работу, присвоении квалификации, переводе на другую должность
Как заполнить трудовую книжку: пример
Персональные данные в трудовой книжке
На начальной странице трудовой книжки указываются такие персональные данные, как фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия (специальность). Основанием для внесения данных об образовании служат дипломы, подтверждающие прохождение обучения в ВУЗах и СУЗах. Далее указывается дата заполнения трудовой книжки, проставляется подпись ее владельца, подпись сотрудника кадрового отдела либо иного ответственного за ее ведение и выдачу лица и печать организации.
Сведения о работе
Ряд последующих страниц трудовой книжки предназначены для внесения сведений непосредственно о работе. В графу №1 вносится порядковый номер записи, в графе №2 – дата внесения записи (год, число, месяц). Графа №3 предназначена для указания информации о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении. Внося сведения об увольнении необходимо указать ее причину, сославшись на конкретную статью Трудового кодекса.
Все действия руководства по принятию на работу, переводу на другую работу либо увольнению являются официальными и оформляются в виде приказа либо распоряжения, номер и дата выхода которого вносятся в предназначенную для этого графу №4.
Запись о принятии на работу может быть внесена, к примеру, следующим образом: «№1 18.09.2003 ООО «Продуктовая компания «Мотор». Принят на должность управляющего персоналом. Приказ №25 от 18.09.2003». Запись в трудовой в случае перевода на какую-либо другую должность может быть такой: «№7 15.03.2012 Переведен на должность заведующего складом. Приказ №6 от 01.02.2010». В качестве примера можно также привести следующую запись об увольнении: «№2 19.05.2003 Уволен по собственному желанию, статья 80 Трудового кодекса РФ. Начальник отдела кадров О.И. Иванова (подпись). Приказ №52 от 23.07.2011». При этом в записи об увольнении обязательным является указание должности, фамилии и инициалов сотрудника отдела кадров либо лица, его заменяющего, а также проставление его подписи и печати организации.
Трудовая книжка находится на хранении в отделе кадров в период работы ее владельца в данной организации и выдается на руки работнику лишь в день увольнения сотрудником отдела кадров либо иным исполняющим его обязанности лицом. От информации о трудовом стаже, содержащейся в трудовой книжке, зависит размер пенсионного содержания после достижения соответствующего возраста.
Как ИП заполнить трудовую книжку?
Стаж работы сотрудника фиксируется в его трудовой книжке. Начиная с начала 2008 года, труд у индивидуального предпринимателя не стала исключением. Однако и здесь есть свои тонкости и правила по ведению трудовой книжки ИП, именно о них и пойдет речь в нашей статье.
Общие положения
Стоит оговориться, что ИП не должен заводить трудовой книжки непосредственно сам на себя, поскольку в этот документ вносятся информация не о его предпринимательской деятельности, а именно о трудовой, которая подтверждается заключенным с сотрудником договором. Согласно законодательству, ИП находится в статусе работодателя – это принципиально отличает предпринимателя от его сотрудника. Также обязанностью индивидуального предпринимателя является регулярное отчисление в Пенсионный фонд, из которых в будущем будет формироваться его пенсия.
Здесь действует правило: пока идут отчисления, для ИП учитывается его стаж работы. Но если будет принято решение о прекращении этой деятельности, предпринимателю будет выдана справка, которая и будет подтверждать наличие этого стажа, а значит и будет основанием для начисления пенсии.
Трудовая книжка ведется на всех сотрудников, проработавших у ИП более пяти дней. Если же у сотрудника книжки нет, то ИП приобретает чистый бланк, а при выплате заработной платы работника, удерживает ее стоимость. Но есть важный момент: работник должен дать письменное согласие на удержание денег за бланк. Другой вариант – когда работник самостоятельно вносит деньги за бланк кассу. То есть заплатить за свой бланк трудовой книжки – это прямая обязанность сотрудника.
Требования заполнения трудовой книжки
В большинстве своем правила по ведению этого документа индивидуальным предпринимателем базируются на общих нормах ТК РФ. При ее заполнении нельзя делать сокращений. Пример: запись «ИП Иванов И.И» является неверной. Она должна быть записана следующим образом: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».
Когда заполняется титульный лист – ФИО сотрудника записывается без сокращений. Данные о дате его рождения берутся из паспорта. Сведения об имеющимся образовании записываются на основании диплома, аттестата и т.д. Если образование неоконченное, то сведения берутся из выданной учебным заведением справки.
Все записи в трудовой книжке имеют номер по порядку. Даты проставляются арабскими цифрами. Образец: сотрудник был оформлен на работу 10 августа 2014 года, и в книжке в соответствующем поле проставляется этаже дата в следующей форме «10.08.2014».
В этом документе записываются данные о той работе, на которую был принят сотрудник, о его перемещениях на другие должности внутри одной компании и увольнении. Следует помнить, что все записи по расторжению трудовых отношений с работником в трудовой книжке вносятся только в соответствии с точными формулировками, взятыми из ТК РФ или иных федеральных законов.
Нововведения
Для ИП даны подробные разъяснения в следующих двух ситуациях:
- Хранение трудовой книжки в ситуации ее не выдачи работнику после расторжения с ним договора или его смерти. Индивидуальный предприниматель обязан ее хранить в соответствии с теми требованиями, которые устанавливают «Правила ведения и хранения трудовых книжек». На сегодня день ИП должен хранить невостребованные трудовые книжки два года в отделе кадров и 50 лет в архиве
- Подробно разъяснено, каким образом исправляются ошибки, совершаемые ИП во время заполнения книжки. Так, во время обнаружения ошибки, которая была совершена ИП, прекратившем свою деятельность, корректировка ошибки производится на новом месте работника.
Правила исправления ошибок
От ошибок никто не застрахован. Но касательно трудовой книжки есть свои особенности их исправления. В этом документе нельзя черкать (за исключением титульного листа). Образец правильного исправления ошибки: если первая запись сделана с ошибкой, строкой ниже следует указать следующий порядковый номер записи и сделать пометку «запись за номером … признать недействительной». На следующей строке ставится еще один порядковый номер и вносится уже верная запись.
Что касается изменений на титульном листе, они вносятся только на основании соответствующего документа. Пример: изменение фамилии вносится на основании паспорта или иного документа с обязательной ссылкой на него. При этом неверные сведения зачеркиваются, а рядом пишутся правильные. В случае, когда ИП прошел перерегистрацию и сменил название, следует внести соответствующие изменения в трудовые книжки всех работников.
Приведенные примеры, показывают насколько внимательно нужно заполнять различного рода кадровые документы. Именно соблюдение законодательства в данном вопросе поможет вам в случае судебных разбирательств с персоналом.
Оценка статьи:
(Проголосовало:1 . оценка: 5,00 из 5)
Трудовая книжка. Образцы заполнения.
Понятие и основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек даны в ст. 66 ТК РФ.Правительством РФ, Министерством труда РФ и Министерством финансов РФ приняты нормативно-правовые акты, подробно регламентирующие данный правовой институт:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее - Правила)
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее - Инструкция)
- Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н.
Дата введения в действие трудовых книжек нового образца, форма которых утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, - 1 января 2004 г. (п. 2 Постановления № 225).
В новом законодательстве о порядке ведения и хранения трудовых книжек прежние положения уточнены и дополнены в связи с принятием ТК РФ.
Инструкция повторяет основные моменты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, введенной Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (указанное Постановление ныне не действует). Это сделано в интересах работников кадровых служб, так как кардинальные изменения могли бы привести к многочисленным ошибкам при заполнении трудовых книжек.
Согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов РФ.
В соответствии с приказом Минфина РФ от 22.12.2003 г. № 117н утвержден Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно данному приказу изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов РФ (Изготовитель).
Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (распространители), отвечающих требованиям, установленным Изготовителем.
Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.
Заказ можно сделать, обратившись в данные организации:
ООО "СпецБланк", тел. (095) 540-09-66
ГУП "Главснаб Правительства Москвы", тел: 911-06-80, 912-10-72
ЗАО "Разносбыт", тел: 250-11-89
Образцы записей в трудовой книжке
2. Записи производятся подряд, без пропуска пустых строчек (разумеется, речь идет о записях, сделанных в одной организации) разборчивым почерком.
Увольнение сотрудника по собственному желанию
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации .
Увольнение сотрудника по соглашению сторон
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Правила заполнения и ведения трудовой книжки
Трудовая книжка является главным документом работника предприятия и хранится у работодателя.
В момент заключения трудового договора с будущим сотрудником трудовая книжка обязательна.
Бухгалтерия имеет прямое отношение к этому документу:
Причем, закуп бланков и вкладышей этого документа лежит на плечах работодателя.
Даже при условии невысокой стоимости бланка (около 200 рублей), этот расход важно правильно учесть.
Так как прения с инспекторами на предмет налогообложения операций с трудовыми, скорее всего, выйдут компании значительно дороже.
Крайне нежелательны для предприятия и трения с работниками, например, недовольными записями в их трудовых книжках.
Как оформить трудовую книжку
В соответствии со ст. 66 и 309 ТК РФ, компания или индивидуальный предприниматель в роли работодателя обязаны иметь трудовую книжку для любого сотрудника, прослужившего более пяти рабочих дней при условии, что эта работа является для сотрудника основной.
Работодатель опирается в основном на два документа при работе с трудовыми книжками:
- Правила ведения и хранения трудовых (постановление Правительства № 225)
- Инструкция по заполнению трудовых (постановление Минтруда № 69).
Существует два условия, при которых предъявление трудовой книжки во время заключения трудового договора не предусматривается:
Работодатель в обязательном порядке оформляет трудовую на сотрудника, которого принимает на службу впервые, в срок до недели со дня принятия на работу.
Если у работника нет трудовой книжки по причине ее утери или повреждения, он обязан подать письменное заявление работодателю, указав причину отсутствия документа.
В свою очередь, организация-работодатель заводит на этого работника новую трудовую.
В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения этого документа, с работника должна взиматься цена трудовой книжки
Однако этого не происходит, если:
В соответствии с п. 44 Правил о ведении и хранении, каждый работодатель обязан в любой момент времени иметь на фирме нужное количество чистых бланков трудовой и вкладышей.
Учет бланков
Организация или индивидуальный предприниматель в роли работодателя покупает бланки трудовой и вкладыша на основе договора с уполномоченным распространителем.
Где купить бланки трудовых книжек - решение каждого предпринимателя. Это может быть «ГОЗНАК» или его законный представитель.
Перед отражением операций с трудовыми в учете, рассмотрим два мнения по этому вопросу.
- Согласно первому (фискальному), выдача этого документа – это реализация.
- Согласно второму, которого, кстати, придерживаются суды и независимые эксперты, реализация в этом случае отсутствует.
Рассмотрим оба способа учета.
Выдача трудовых – реализация
Согласно этому варианту учета, трудовые и их вкладыши отражаются в свойстве бланков строгой отчетности, как товар, на забалансовом счете 006. (по Инструкции № 94н по применению Плана счетов бухучета фин-хоздеятельности организаций, которая была утверждена Минфином РФ).
Хоть бланки и приобретают для продажи, то, что их реализация происходит без выгоды, не имеет значения. Следовательно, работник обязан трудовую оплатить.
Как заполняется и оплачивается больничный лист ?
Что из себя представляет страховой номер страхователя в ФСС?
Доход от реализации бланков трудовой в бухгалтерском учете может учитываться в прочих доходах (на основании п. 7 ПБУ 9/99), или на счете 10 «Материалы».
В налоговом же, при выдаче этого документа, отражают доход и параллельно стоимость выданных книжек включают в расходы.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, вычеты на покупку бланков трудовых учитываются в расходах при вычислении налога на прибыль.
Это происходит, потому что эти затраты являются экономически оправданными и производятся для получения дохода.
Согласно п. 2 ст. 254 НК Российской Федерации, определяется стоимость, по которой затраты на выданные сотрудникам книжки включают в материальные расходы.
Эти затраты признают в составе косвенных доходов, полностью сокращающих базу по налогу на прибыль нынешнего отчетного периода, на дату эксплуатации их в хозяйственных целях.
Доходы при выдаче трудовых и их вкладышей, согласно ст. 250 НК РФ, учитываются в качестве внереализационных
Компенсацию расходов на покупку бланков трудовых, поступившую от работников, включают во внерелизационные доходы на дату получения денег на расчетный счет (в кассу) налогоплательщика.
Минфином РФ выдача трудовых и вкладышей работникам за оплату признается реализацией товара, так как после заполнения книжка принадлежит работнику. Следовательно, реализация облагается НДС.
Выдача трудовых – не реализация
Согласно этому варианту, считается, что компания скупает трудовые не для собственных целей, а для личных нужд сотрудников.
В таком случае бланк трудовой не считается подотчетным, потому что работодатель выступает посредником между продавцом и работником.
При таком раскладе, бланки книжек учитывают только на счете «Бланке строгой отчетности», совместно с НДС.
Работник возмещает расходы фирмы-работодателя на покупку трудовой при ее получении.
А заявление на удержание стоимости книжки из зарплаты должно содержать ссылку на гл. 50 ГК РФ.
В этом методе учета нет ни затрат при расчете налога на доход, ни выручки, поэтому в налоговом учете работа с бланками книжек не отражаются.
Каждой организации-работодателю необходимо решить, как квалифицировать процедуру выдачи трудовых: в качестве реализации или нет
Работодатель должен быть готов к судебным прениям, если выбор будет сделан не в выгоду фискальной позиции.
Документооборот и хранение трудовых
Поступление и выдача трудовых контролируется ч. 2 ст. 66 ТК РФ и Правилами ведение и хранения трудовых.
Чтобы работодатель обеспечивал надлежащее хранение и учет трудовых и вкладышей, Инструкция № 69 утвердила приходно-расходную книгу учета бланков трудовых и их вкладышей и учета движения этого документа.
Согласно п. 41 Правил ведения и хранения книжек, эти книги необходимо:
Книгу учета бланков ведет бухгалтерия предприятия. В книгу вносятся сведения по всем операциям с получением и выдачей бланков, с отметкой номера и серии каждого из них.
Сами бланки должны храниться в сейфе, металлическом шкафу или в спецпомещении, где может быть обеспечена сохранность их, как документов строгой отчетности.
Авансовый отчет - образец оформления.
Выдаются бланки ответственному за ведение трудовых лицу, согласно его предварительной заявке.
Ответственное лицо в конце каждого месяца предоставляет бухгалтеру компании отчет в свободной форме о наличии бланков и вкладышей трудовых книжек и о суммах операций, приложив приходный ордер кассы предприятия.
Бланки, которые были испорчены при заполнении, должны быть уничтожены.
Об этом составляют акт, который утверждается руководителем компании. Бланки списывают с книг учета, об этом внизу акта делают пометку.
Согласно мнению Минфина РФ, при передаче работодателем сотруднику бланка трудовой или вкладыша на безвозмездной основе, работник получает натуральный доход (в размере цены бланка), который обязан облагаться НДФЛ.
Трудовые книжки хранятся в отделе кадров компании
Работодатель выдает сотруднику трудовую с записью об увольнении в последний день службы работника.
Трудовая и ее дубликат, не полученный работником, хранится работодателем 75 лет до востребования, согласно законодательству РФ об архивном деле.
Источники:
, , , ,
Следующие:
- Доп соглашение о расторжении трудового договора образец
- Трудовой договор с работником продавцом образец
21 апреля 2022 года