Главная » Трудовые отношения

БЕСПЛАТНАЯ ЮРКОНСУЛЬТАЦИЯ

Москва: +74999384765, Санкт-Петербург: +78124256482, Общий: +78003332987

Книга учета движения трудовых книжек образец

Книга учета трудовых книжек

Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.

Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.

Правила отражения сведений в книге учета

Разработанная Министерством труда РФ (от 10.10.03 № 69) типовая форма документа включает тринадцать граф. Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:

  • переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу сотрудников
  • новых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников
  • выданных сотрудникам трудовых книжках (и вкладышах к ним) при увольнении, переводе и т.п.
  • Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.

    Образец заполнения книги учета трудовых книжек

    Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления.

    Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность.

    В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.

    Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, цифры должны быть вписаны таким образом: значения числа и месяца – двумя, а года – четырьмя арабскими цифровыми символами.

    Графа 5: должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.

    Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.

    Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

    Графа 8: содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.

    Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

    Графа 10: должна содержать подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.

    Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

    Графа 12: должна быть заполнена при увольнении сотрудника. Здесь необходимо поставить дату последнего дня работы.

    Графа 13: следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу (статья 62 ТК).

    Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

  • дате и номере уведомления (телеграммы, письма), отправленного в адрес работника
  • дате отправки документа почтой.
  • Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшиваются в дело специалистом кадровой службы.

    Требования, предъявляемые к книге учета

    Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть оформлен с учетом определенных требований:

  • иметь твердый переплет, прошитые нитками страницы
  • иметь нумерацию всех листов книги. Прошивка страниц должна быть зафиксирована на последнем листе книги, где концы шнура заклеиваются листком бумаги
  • иметь сургучную печать или пломбу. Печать должна фиксировать край листка бумаги, концы шнура и обложку. Пломбирование устанавливается на выступающие концы шнура
  • необходимо наличие заверительной подписи ответственного лица, с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов.
  • Право заверения книги учета трудовых книжек принадлежит только руководителю организации.

    Бланк книги учета движения трудовых книжек скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 1 059)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Образец. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Новости бизнеса

    Роскосмос допустил финансовые нарушения на 92 миллиарда рублей

    Образец- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: 22 May 2015 18:20:00 +0300

    Как следует из отчета контрольного органа, общий объем финансовых нарушений и недостатков при поступлении и использовании бюджетных средств в прошлом году составил более 500 миллиардов рублей. Получается, что почти пятая часть этой суммы пришлась на Роскосмос.

    Украина просит у России продлить действие скидки на газ за счет экспортной пошлины. Об этом сообщает РИА Новости со ссылкой на российского министра энергетики Александра Новака.

    Российское правительство выступает против госрегулирования цен на продовольствие. Об этом премьер-министр Дмитрий Медведев рассказал в интервью телепрограмме Вести в субботу, сообщает Интерфакс.

    Премьер-министр России Дмитрий Медведев заявил, что российский рубль имеет сильный потенциал, он не должен быть ни низким, ни переукреплённым и не стоит поддаваться спекулятивным всплескам и трендам на валютном рынке.

    Правительство внесло в Госдуму законопроект, который предоставляет регионам право снижать налоговую нагрузку для участников инвестиционных проектов. Об этом сообщает в субботу пресс-служба кабмина.

    Кабмин России в текущем году выделит из бюджета 1,742 млрд руб. для строительства и оснащения технологическим оборудованием здания НИИ пульмонологии. Документ опубликован на сайте правительства. Объект собираются ввести в эксплуатацию в 2016 году.

    Разнонаправленно открылись в пятницу фондовые торги в США. Индекс Dow Jones - основной показатель деловой активности США - в первые минуты торгов понизился на 0,1 проц до 18276,13 пункта.

    Госдума на пленарном заседании отклонила законопроект о введении запрета на такие кредиты. Также депутаты не одобрили запрет на кредиты с плавающей ставкой. Запретить выдачу такой ипотеки в декабре предложили депутаты от фракции Справедливая Россия.

    Кабинет министров Украины еще не принимал решения о моратории на выплату долгов, одобренный Верховной радой закон - это только инструмент, заявила в пятницу глава минфина Украины Наталия Яресько.

    Участники саммита Восточного партнерства, проходящего в Риге, поддержат создание Южного газового коридора, который должен соединить Евросоюз с каспийским регионом, в обход России, а также реверс газа на Украину. Об этом говорится в итоговом заявлении саммита (.pdf).

    Учет и хранение трудовых книжек

    Работодатель обязан учитывать и хранить трудовые книжки работни­ков, вкладыши в них, а также чистые бланки (п. 40 Правил № 225). С этой целью работодатель должен вести:

    · приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

    · книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69 и содержатся в Приложениях № 2 и № 3 к данному приказу соответст­венно. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печа­тью или опломбированы.

    Нормативными правовыми актами не урегулирована ситуация замены старых книг (если в них закончилось место для записей) на новые. При этом, учитывая обязательность их ведения, работодатель должен вместо книги, в которой закончилось место, завести новую. Поскольку в результа­те нумерации книги определяется общее количество страниц и таким обра­зом обеспечивается сохранность книги от изъятий и вложений, нумерация страниц каждой новой книги должна начинаться заново. Таким образом, если в старой книге 50 страниц, в новой книге начинать нумерацию нужно не с 51-й, а с 1-й страницы.

    Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работ­никами при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организа­ции отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного сро­ка невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в те­чение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Учет бланков трудовой книжки и вкладышей в них

    В соответствии с п. 41 Правил № 225 в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгал­терией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    Бланки как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обес­печить их сохранность (п. 42 Правил № 225, п. 6.2 Положения о докумен­тах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105). Пунктом 44 Правил № 225 установлена обязан­ность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

    Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил N° 225). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225). Это не относится к случаям:

    · неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкла­дыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225)

    · массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных си­туаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Пра­вил № 225).

    В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает рабо­тодатель.

    Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п. 3 Постановления Прави­тельства РФ от 16.04.03 № 225. Их изготавливает Объединение государст­венных предприятий и организаций по производству государственных зна­ков - Объединение ГОЗНАК Минфина РФ (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N° 117н).

    Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным Госзнаком, может осуще­ствляться юридическими лицами и ИП (распространителями).

    Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании до­говора, заключенного с Госзнаком или распространителем.

    Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной поли­графической продукции, либо работодателем со склада Госзнака или рас­пространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

    Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии блан­ков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформ­ленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил № 225).

    Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением со­ответствующего акта, в который можно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

    Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все тру­довые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а так­же трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, вы­данные работникам вновь.

    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник рас­писывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Данную книгу можно купить уже в готовом виде, а можно и изгото­вить самим. В этом случае необходимо соблюсти некоторые требования:

    · обложка книги должна быть твердой, подойдет плотная бумага или картон формата А4, на ней необходимо наклеить этикетку с названием ор­ганизации, самого журнала или книги, а также дату начала и окончания журнала:

    Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

    Содержание статьи

    Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

    Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

    Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

  • все страницы должны быть пронумерованы
  • наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью
  • книга заверяется подписью работодателя.
  • Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

    Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.

    Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

    В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  • принятые от них при поступлении на работу,
  • выданные им, как поступающим на работу впервые,
  • а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.
  • Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

    Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, как правило, содержавшими образцы заполнения каждого раздела книжки. Несмотря на это, трудно назвать другой кадровый документ, где встречалось бы столько ошибок в содержании и оформлении независимо от места его создания (в крупной ли государственной организации или мелкой частной). Особенно много проблем при его заполнении возникает у начинающих кадровиков, не имеющих специального образования в области трудового права и управления персоналом.

    Отчасти эти трудности связаны с довольно беглым изложением порядка ведения трудовых книжек в действующих нормативных правовых актах: Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225 &ldquoО трудовых книжках&rdquo (далее - Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 №69 (далее - Инструкция).

    Кроме того, совершенно очевидно, что разнообразие реальных жизненных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, не может быть учтено и регламентировано никакими подробными правилами и инструкциями. Поэтому специалистам кадровых служб необходимо понимать смысл и значение каждой вносимой в трудовую книжку записи и самостоятельно принимать правильные решения в нестандартных ситуациях, описание которых отсутствует в Инструкции.

    К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:

  • наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются
  • несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте
  • наличие в трудовой книжке записи об увольнении работника, не удостоверенной оттиском печати работодателя, и др.
  • Однако и более простые вопросы, связанные с ведением трудовых книжек (приобретение бланков, назначение ответственного за работу с книжками, исправление ошибочных записей и т.п.), ответы на которые можно найти в нормативных актах, далеко не всегда решаются правильно.

    Весь объем работ по ведению трудовых книжек можно разделить на две части: однократное (разовое) решение организационных вопросов, связанных с данными документами, и повседневная (постоянная) работа по их заполнению.

    Организационные вопросы. Назначение ответственного

    Организационные вопросы работы с трудовыми книжками включают:

  • назначение лица, ответственного за эту функцию
  • приобретение работодателем бланков трудовых книжек и вкладышей в них
  • ведение работодателем учета данных бланков
  • установление порядка передачи бланков из бухгалтерии лицу, ответственному за работу с трудовыми книжками.
  • Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя . Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо . назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

    Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников. В организациях и на предприятиях эту работу поручают кому-либо из сотрудников: кадровикам - при наличии в организации кадровой службы - или другим работникам - секретарям, бухгалтерам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Следует подчеркнуть, что издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

    При наличии в организации кадровой службы обязанности по ведению трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитываться необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

    В связи с периодической сменой работников кадровой службы (увольнения, выход на пенсию), а также их нередким временным отсутствием (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника, рациональнее ограничиться только названием должности. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника документ же, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать много лет, не требуя периодической замены.

    Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), так как относится к приказам по основной деятельности (а не по личному составу). При издании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распорядительных документов по основной деятельности ( приложение 1 ).

    При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного документа обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в содержание заключаемых трудовых договоров и должностные инструкции работников (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по основной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и постоянными сроками хранения, подлежит передаче в архив организации.

    В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадровая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкретизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополнительной (&rdquoчужеродной&rdquo), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на должность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовавший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику ( приложение 2 ).

    При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обязательна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим актом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников ( приложение 3 ).

    Хранение и использование бланков

    Приступая к работе с трудовыми книжками, ответственный за их ведение должен, прежде всего, проверить, как выполняется требование п. 44 Правил о наличии необходимого количества бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Это требование обусловлено тем, что при оформлении трудовой книжки впервые Правила предусматривают использование только тех бланков, которые приобретены работодателем в установленном порядке и оприходованы соответствующим образом. В практике нередки случаи, когда впервые поступающий на работу сам приобретает бланк трудовой книжки и приносит его работодателю. Необходимо подчеркнуть, что использование такого бланка недопустимо, так как существует официальный порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

    Порядок, утв. приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н &ldquoО трудовых книжках&rdquo, предусматривает, что работодатели приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей в них у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (распространителей) на платной основе на основании договора, заключенного с распространителем или изготовителем - Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (Объединением ГОЗНАК Минфина России). Доставка работодателям бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо самим работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

    Следует обратить внимание: приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся не у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии, где сведения о бланках вносятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 Правил). Приходно-расходная книга имеет установленную форму, содержащуюся в приложении к Инструкции по заполнению трудовых книжек. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка ( приложение 4 ).

    Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, поэтому Правилами (п. 42) определен порядок их выдачи и предусмотрена отчетность о расходовании. Бланки выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке . Форма заявки устанавливается самим работодателем ( приложение 5 ).

    По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы (п. 42 Правил). Форма отчета устанавливается самим работодателем ( приложение 6 ).

    Взимаемая с работника плата за выданную трудовую книжку или вкладыш (п. 47 Правил) определяется размером расходов на их приобретение. Исключением из этого правила являются три случая, предусмотренные пп. 34 и 48 Правил:

  • массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.)
  • неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее
  • порча трудовых книжек или вкладышей в них не по вине работника.
  • В названных случаях стоимость утраченного или испорченного бланка оплачивается работодателем. Иногда работодатели сами отказываются от получения с работников сумм стоимости бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Хотя такой порядок работы с трудовыми книжками и не предусмотрен Правилами, его можно признать не противоречащим законодательству и закрепить в соответствующем локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

    Обратите внимание!

    Бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся в бухгалтерии.

    Книга учета

    Оформленные работодателем трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, установленная форма которой содержится в приложении к Инструкции ( приложение 7 ).

    Напомним, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии, что легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. В названной книге одновременно регистрируются и трудовые книжки, и вкладыши к ним.

    Если предъявленная работником при приеме на работу трудовая книжка уже содержит вкладыш, то нужно ли его регистрировать самостоятельной строкой в книге?

    Полагаем, что регистрировать вкладыш не следует, однако во избежание его случайной утраты, по нашему мнению, можно внести сведения о вкладыше в ту же строку, где зарегистрирована трудовая книжка работника. Самостоятельная запись о вкладыше в трудовую книжку вносится в регистрационную книгу в том случае, когда вкладыш оформлен данным работодателем. При этом одновременно с регистрацией вкладыша целесообразно сделать соответствующую отметку в строке, где ранее была зарегистрирована сама трудовая книжка. Это поможет при увольнении работника не забыть о том, что в данной ситуации он должен расписаться за получение не только трудовой книжки, но и вкладыша.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (а не лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Важно подчеркнуть, что, несмотря на определенные технические трудности этого требования Правил, недопустимо его игнорировать. Соблюдение этого требования контролируется трудовой инспекцией.

    Обратите внимание!

    Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходную книгу по учету бланков необходимо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и скрепить сургучной печатью или опломбировать.

    Источники:
    mirblankov.ru, dogovor.perm.ru, shans-i.narod.ru, opersonale.ru, kdpconsulting.ru

    Следующие:


    21 сентебря 2018 года


    Комментариев пока нет!

    Поделитесь своим мнением

    Сумма цифр: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Характеристика на ребенка дошкольника образец (просм 309)
  • Образец характеристики классного коллектива (просм 133)
  • Письмо отказ образцы и примеры (просм 116)
  • Характеристика на студента от куратора образец (просм 108)
  • Письмо солдату в армию от девушки образец (просм 97)
  • Акт посещения неблагополучной семьи образец (просм 93)
  • Благодарственное письмо партнерам за сотрудничество образец (просм 89)

  • Последние материалы:

  • Наследство и его оформление
  • Мать не вступила в наследство после смерти отца
  • Мерой по охране наследства является
  • Юридическим фактом открытия наследства признается
  • Сколько нотариус берет за свидетельство о наследстве
  • Как отказаться от наследства в пользу сына
  • Доля супруга и детей в наследстве по закону